Κάνε το Τεστ Microsoft 2019 – Επίπεδο 2

Microsoft Word 2019 – Επίπεδο 2: Σωστές Απαντήσεις, Επεξηγήσεις και Οδηγός Βαθμολόγησης

Το δεύτερο τεστ του Microsoft Word εξετάζει την ικανότητα των χρηστών να αντιμετωπίζουν πιο σύνθετες εργασίες επεξεργασίας κειμένου.

Παρακάτω παρουσιάζονται οι σωστές απαντήσεις των 30 ερωτήσεων, μαζί με επεξηγήσεις που βοηθούν στην καλύτερη κατανόηση των λειτουργιών του Word 2019.

Μέρος Α: Απαντήσεις πολλαπλής επιλογής

1. Χρήση στυλ σε μεγάλο έγγραφο

Σωστή απάντηση: Β — Χρήση και τροποποίηση του στυλ «Επικεφαλίδα 1».

Τα στυλ επιτρέπουν να εφαρμόζουμε ενιαία μορφοποίηση σε πολλές επικεφαλίδες. Αν αλλάξουμε το στυλ, ενημερώνονται αυτόματα όλες οι επικεφαλίδες στις οποίες έχει εφαρμοστεί.

Για παράδειγμα, αν αποφασίσουμε όλοι οι βασικοί τίτλοι να έχουν μέγεθος 16 αντί για 14, αρκεί να τροποποιήσουμε το αντίστοιχο στυλ.

2. Αρίθμηση σελίδων χωρίς αριθμό στο εξώφυλλο

Σωστή απάντηση: Α — Διαφορετική πρώτη σελίδα.

Η λειτουργία «Διαφορετική πρώτη σελίδα» επιτρέπει η πρώτη σελίδα να έχει διαφορετική κεφαλίδα και υποσέλιδο από τις υπόλοιπες. Έτσι μπορεί να αποκρυφθεί ο αριθμός σελίδας από το εξώφυλλο.

Εάν θέλουμε η δεύτερη φυσική σελίδα να εμφανίζεται ως σελίδα 1, μπορεί να χρειαστεί επιπλέον ρύθμιση της αρίθμησης.

3. Οριζόντια σελίδα μέσα σε κατακόρυφο έγγραφο

Σωστή απάντηση: Γ — Χρήση αλλαγών ενότητας.

Οι αλλαγές ενότητας επιτρέπουν να εφαρμόσουμε διαφορετικές ρυθμίσεις διάταξης σε διαφορετικά τμήματα του εγγράφου.

Μπορούμε, για παράδειγμα, να έχουμε μια οριζόντια σελίδα για έναν μεγάλο οικονομικό πίνακα, ενώ οι υπόλοιπες παραμένουν κατακόρυφες.

4. Επανάληψη επικεφαλίδας πίνακα

Σωστή απάντηση: Β — Επανάληψη γραμμών κεφαλίδας.

Όταν ένας πίνακας καταλαμβάνει περισσότερες από μία σελίδες, η επανάληψη της επικεφαλίδας βοηθά τον αναγνώστη να κατανοεί σε τι αναφέρεται κάθε στήλη.

Η ρύθμιση πραγματοποιείται από τα Εργαλεία πίνακα → Διάταξη → Επανάληψη γραμμών κεφαλίδας.

5. Χρήση αλλαγής σελίδας

Σωστή απάντηση: Γ — Διατήρηση σταθερής δομής.

Η επαναλαμβανόμενη χρήση του Enter για να μεταφερθεί περιεχόμενο σε νέα σελίδα δημιουργεί προβλήματα όταν προστίθεται ή αφαιρείται κείμενο.

Η αλλαγή σελίδας μεταφέρει το επόμενο περιεχόμενο στην αρχή μιας νέας σελίδας χωρίς να απαιτούνται κενές παράγραφοι.

6. Τοποθέτηση εικόνας

Σωστή απάντηση: Α — Αναδίπλωση κειμένου.

Η αναδίπλωση κειμένου καθορίζει πώς τοποθετείται το κείμενο σε σχέση με μια εικόνα.

Υπάρχουν επιλογές όπως «Τετράγωνο», «Εμπρός από το κείμενο», «Πίσω από το κείμενο» και «Σε ευθυγράμμιση με το κείμενο».

Η κατάλληλη επιλογή εξαρτάται από τον σχεδιασμό του εγγράφου.

7. Ενημέρωση πίνακα περιεχομένων

Σωστή απάντηση: Β — Ενημέρωση πίνακα περιεχομένων.

Όταν αλλάζουν οι τίτλοι ή οι αριθμοί σελίδων, ο αυτόματος πίνακας περιεχομένων πρέπει να ενημερώνεται.

Με δεξί κλικ στον πίνακα περιεχομένων μπορούμε να επιλέξουμε «Ενημέρωση πεδίου» και στη συνέχεια ενημέρωση των αριθμών σελίδων ή ολόκληρου του πίνακα.

8. Δημιουργία εξατομικευμένων επιστολών

Σωστή απάντηση: Β — Συγχώνευση αλληλογραφίας.

Η συγχώνευση αλληλογραφίας συνδυάζει ένα πρότυπο έγγραφο με δεδομένα παραληπτών.

Έτσι μπορούμε να δημιουργήσουμε πολλές επιστολές που έχουν το ίδιο βασικό κείμενο, αλλά διαφορετικά στοιχεία παραλήπτη.

9. Παρακολούθηση αλλαγών

Σωστή απάντηση: Γ — Καταγραφή τροποποιήσεων.

Η Παρακολούθηση αλλαγών εμφανίζει τις προσθήκες, τις διαγραφές και άλλες τροποποιήσεις που γίνονται στο έγγραφο.

Ο υπεύθυνος μπορεί να εξετάσει κάθε αλλαγή και να αποφασίσει αν θα την αποδεχθεί ή θα την απορρίψει.

10. Πηγές και βιβλιογραφία

Σωστή απάντηση: Α — Διαχείριση πηγών και εισαγωγή παραπομπών.

Το Word διαθέτει εργαλεία εισαγωγής βιβλιογραφικών παραπομπών και δημιουργίας βιβλιογραφίας στην καρτέλα Αναφορές.

Η δυνατότητα αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε ακαδημαϊκές εργασίες και επαγγελματικές μελέτες.

11. Έλεγχος απόστασης παραγράφων

Σωστή απάντηση: Β — Εμφάνιση σημαδιών μορφοποίησης και έλεγχος παραγράφων.

Η εμφάνιση των σημαδιών μορφοποίησης βοηθά να εντοπίσουμε κενές παραγράφους, αλλαγές γραμμών και άλλους μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες.

Ελέγχουμε επίσης τις ρυθμίσεις «Πριν» και «Μετά» στην απόσταση παραγράφων, καθώς και το διάστιχο.

12. Σύνδεσμοι μέσα στο ίδιο έγγραφο

Σωστή απάντηση: Α — Σελιδοδείκτες και υπερσυνδέσεις.

Ένας σελιδοδείκτης επισημαίνει μια θέση μέσα στο έγγραφο. Μια υπερσύνδεση μπορεί να οδηγεί σε αυτή τη θέση.

Για παράδειγμα, στην αρχή μιας μεγάλης αναφοράς μπορούμε να δημιουργήσουμε συνδέσμους που οδηγούν σε συγκεκριμένα παραρτήματα.

13. Προσβασιμότητα εγγράφων

Σωστή απάντηση: Γ — Εναλλακτικό κείμενο και στυλ επικεφαλίδων.

Το εναλλακτικό κείμενο περιγράφει το ουσιαστικό περιεχόμενο μιας εικόνας για χρήστες βοηθητικών τεχνολογιών.

Τα στυλ επικεφαλίδων επιτρέπουν στις βοηθητικές τεχνολογίες να αναγνωρίζουν καλύτερα τη δομή του εγγράφου.

14. Περιορισμός επεξεργασίας

Σωστή απάντηση: Α — Περιορισμός επεξεργασίας.

Η λειτουργία αυτή επιτρέπει στον δημιουργό να περιορίσει ορισμένους τύπους αλλαγών στο έγγραφο.

Μπορεί, για παράδειγμα, να επιτραπεί μόνο η συμπλήρωση συγκεκριμένων πεδίων ή η προσθήκη σχολίων, ανάλογα με τις ρυθμίσεις.

15. Τελική παράδοση σε PDF

Σωστή απάντηση: Β — Πλήρης έλεγχος και έπειτα δημιουργία PDF.

Η μετατροπή σε PDF πρέπει να γίνεται αφού ολοκληρωθούν οι έλεγχοι του εγγράφου.

Ελέγχουμε την αρίθμηση, τις επικεφαλίδες, τον πίνακα περιεχομένων, τις εικόνες, τις παραπομπές και την τελική διάταξη. Μετά τη μετατροπή ελέγχουμε και το παραγόμενο PDF.

Μέρος Β: Απαντήσεις επιλογής από μενού

16. Δημιουργία στηλών

Σωστή απάντηση: Διάταξη → Στήλες.

Η λειτουργία χωρίζει το κείμενο σε δύο ή περισσότερες στήλες, όπως σε ένα έντυπο ενημερωτικό δελτίο.

17. Διαφορετικές κεφαλίδες

Σωστή απάντηση: Ενότητες και αποσύνδεση από την προηγούμενη ενότητα.

Δημιουργούμε τις απαραίτητες ενότητες και απενεργοποιούμε τη σύνδεση «Σύνδεση με το προηγούμενο» για τη σχετική κεφαλίδα.

Έτσι μπορούμε να δημιουργήσουμε διαφορετικές κεφαλίδες για διαφορετικά κεφάλαια.

18. Αυτόματη λίστα εικόνων

Σωστή απάντηση: Αναφορές → Εισαγωγή πίνακα εικόνων.

Το Word μπορεί να δημιουργήσει μια συγκεντρωτική λίστα εικόνων με βάση τις λεζάντες που έχουμε εισαγάγει.

19. Προβολή δύο σημείων

Σωστή απάντηση: Προβολή → Διαίρεση.

Η λειτουργία Διαίρεση επιτρέπει να βλέπουμε δύο διαφορετικά σημεία του ίδιου εγγράφου μέσα σε δύο περιοχές προβολής.

20. Επικεφαλίδα και επόμενη παράγραφος

Σωστή απάντηση: Διατήρηση με τα επόμενα.

Η ρύθμιση βοηθά να μην απομονώνεται μια επικεφαλίδα στο τέλος μιας σελίδας, διατηρώντας την μαζί με την επόμενη παράγραφο.

21. Αυτόματες παραπομπές

Σωστή απάντηση: Αναφορές → Παραπομπή.

Οι παραπομπές μπορούν να οδηγούν σε αριθμημένους πίνακες, εικόνες και άλλα στοιχεία του εγγράφου. Ενημερώνονται με ανανέωση των σχετικών πεδίων.

22. Ταξινόμηση πίνακα

Σωστή απάντηση: Εργαλεία πίνακα → Διάταξη → Ταξινόμηση.

Μπορούμε να ταξινομήσουμε τα δεδομένα ενός πίνακα με βάση το κείμενο, τους αριθμούς ή τις ημερομηνίες μιας στήλης.

23. Προεπισκόπηση εκτύπωσης

Σωστή απάντηση: Αρχείο → Εκτύπωση.

Η προεπισκόπηση μάς επιτρέπει να εξετάσουμε τη διάταξη των σελίδων πριν από την εκτύπωση.

24. Αφαίρεση μεταδεδομένων

Σωστή απάντηση: Αρχείο → Πληροφορίες → Έλεγχος για θέματα → Επιθεώρηση εγγράφου.

Το εργαλείο Επιθεώρηση εγγράφου μπορεί να εντοπίσει και να βοηθήσει στην αφαίρεση συγκεκριμένων κατηγοριών κρυφών πληροφοριών και μεταδεδομένων.

Ο έλεγχος είναι ιδιαίτερα σημαντικός όταν πρόκειται να διανεμηθεί ένα επαγγελματικό ή εμπιστευτικό έγγραφο.

25. Δημιουργία προτύπου

Σωστή απάντηση: Αποθήκευση ως → Πρότυπο του Word (.dotx).

Τα πρότυπα χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία νέων εγγράφων με κοινή μορφοποίηση.

Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να διαθέτει ένα πρότυπο επιστολής με προκαθορισμένα περιθώρια, λογότυπο και εταιρική ταυτότητα.

Μέρος Γ: Ενδεικτικές απαντήσεις ανάπτυξης

26. Δημιουργία επαγγελματικής αναφοράς

Για να δημιουργήσουμε μια ετήσια αναφορά 25 σελίδων, αρχικά οργανώνουμε το περιεχόμενο σε κεφάλαια και υποκεφάλαια. Καθορίζουμε τη διάταξη της σελίδας, τα περιθώρια και τη βασική γραμματοσειρά.

Δημιουργούμε το εξώφυλλο και εφαρμόζουμε τα στυλ «Επικεφαλίδα 1» και «Επικεφαλίδα 2» στους τίτλους. Τα στυλ εξασφαλίζουν ομοιομορφία και επιτρέπουν τη δημιουργία αυτόματου πίνακα περιεχομένων.

Στη συνέχεια εισάγουμε εικόνες και πίνακες, προσθέτουμε λεζάντες και ρυθμίζουμε την αρίθμηση των σελίδων. Ο πίνακας περιεχομένων δημιουργείται από την καρτέλα Αναφορές και ενημερώνεται όταν αλλάζει το έγγραφο.

Τέλος, πραγματοποιούμε έλεγχο της μορφοποίησης, της ορθογραφίας και της διάταξης πριν από την αποθήκευση.

Βαθμολόγηση (4 μονάδες): Οργάνωση και δομή 1, στυλ επικεφαλίδων 1, αυτόματος πίνακας περιεχομένων 1, πίνακες/εικόνες και τελικός έλεγχος 1.

27. Επεξεργασία εγγράφου από πολλούς χρήστες

Αρχικά ενεργοποιούμε την Παρακολούθηση αλλαγών από την καρτέλα Αναθεώρηση. Με αυτόν τον τρόπο καταγράφονται οι διορθώσεις που πραγματοποιεί ο δεύτερος εργαζόμενος.

Για παρατηρήσεις που δεν απαιτούν άμεση αλλαγή του κειμένου, χρησιμοποιούμε τη λειτουργία Σχόλια. Για παράδειγμα, μπορούμε να προσθέσουμε το σχόλιο «Να ελεγχθεί η ημερομηνία λήξης της σύμβασης».

Μετά την ολοκλήρωση των διορθώσεων, ο υπεύθυνος εξετάζει κάθε αλλαγή και την αποδέχεται ή την απορρίπτει. Εξετάζει επίσης τα σχόλια και επιλύει όσα έχουν διευθετηθεί.

Τέλος, ελέγχει το τελικό περιεχόμενο και αποθηκεύει την εγκεκριμένη έκδοση του εγγράφου.

Βαθμολόγηση (4 μονάδες): Παρακολούθηση αλλαγών 1, χρήση σχολίων 1, αποδοχή/απόρριψη 1, τελικός έλεγχος 1.

28. Αντιμετώπιση προβλημάτων μορφοποίησης

Όταν ένα έγγραφο παρουσιάζει προβλήματα μορφοποίησης, ακολουθούμε μια οργανωμένη διαδικασία διόρθωσης.

Πρώτα εμφανίζουμε τα σημάδια μορφοποίησης για να εντοπίσουμε περιττές αλλαγές γραμμών και κενές παραγράφους.

Στη συνέχεια εφαρμόζουμε κοινή γραμματοσειρά, μέγεθος χαρακτήρων και κατάλληλα στυλ στους τίτλους.

Ελέγχουμε την απόσταση πριν και μετά τις παραγράφους, καθώς και το διάστιχο, ώστε το κείμενο να έχει ομοιόμορφη εμφάνιση.

Για τις εικόνες ελέγχουμε την αναδίπλωση κειμένου και τις ρυθμίσεις θέσης ή αγκύρωσης, ώστε να περιορίσουμε τις απρόβλεπτες μετακινήσεις.

Τέλος, εξετάζουμε ολόκληρο το έγγραφο σε προβολή διάταξης εκτύπωσης.

Βαθμολόγηση (4 μονάδες): Έως 1 μονάδα για καθεμία από τέσσερις σωστά εξηγημένες ενέργειες.

29. Συγχώνευση αλληλογραφίας

Για την αποστολή 200 εξατομικευμένων επιστολών, αρχικά οργανώνουμε τα δεδομένα στο Excel.

Κάθε γραμμή πρέπει να αντιστοιχεί σε έναν σπουδαστή και κάθε στήλη σε ένα πεδίο, όπως Ονοματεπώνυμο, Διεύθυνση και Τμήμα.

Στο Word δημιουργούμε το βασικό κείμενο της επιστολής. Από την καρτέλα Αλληλογραφία επιλέγουμε «Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας» και συνδέουμε το αρχείο Excel ως πηγή δεδομένων.

Στη συνέχεια εισάγουμε τα κατάλληλα πεδία συγχώνευσης στις θέσεις όπου πρέπει να εμφανίζονται τα στοιχεία κάθε σπουδαστή.

Χρησιμοποιούμε την προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να ελέγξουμε τις εγγραφές και, αφού επιβεβαιώσουμε ότι τα στοιχεία είναι σωστά, ολοκληρώνουμε τη συγχώνευση.

Η σωστή οργάνωση του Excel είναι απαραίτητη για την αποφυγή λαθών, όπως ελλιπή ονόματα, λανθασμένες διευθύνσεις και διπλές εγγραφές.

Βαθμολόγηση (4 μονάδες): Οργάνωση Excel 1, σύνδεση δεδομένων 1, εισαγωγή πεδίων 1, προεπισκόπηση και έλεγχος 1.

30. Έλεγχος ποιότητας πριν από την παράδοση

Πριν παραδώσουμε ένα επαγγελματικό έγγραφο πραγματοποιούμε ελέγχους σε τέσσερις βασικές κατηγορίες.

Πρώτον, ελέγχουμε τη μορφοποίηση. Εξετάζουμε αν οι επικεφαλίδες, οι γραμματοσειρές, τα περιθώρια, οι πίνακες και οι εικόνες έχουν σωστή και ομοιόμορφη εμφάνιση.

Δεύτερον, ελέγχουμε το περιεχόμενο. Διορθώνουμε ορθογραφικά και γραμματικά λάθη, επαληθεύουμε αριθμούς και ημερομηνίες και ενημερώνουμε τον πίνακα περιεχομένων και τις παραπομπές.

Τρίτον, ελέγχουμε την προσβασιμότητα. Χρησιμοποιούμε κατάλληλα στυλ επικεφαλίδων, κατανοητό κείμενο συνδέσμων και εναλλακτικό κείμενο για τις σημαντικές εικόνες. Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε τον Έλεγχο προσβασιμότητας του Word.

Τέταρτον, ελέγχουμε την προστασία πληροφοριών. Εξετάζουμε αν το αρχείο περιέχει προσωπικά δεδομένα, σχόλια, εκκρεμείς αλλαγές ή ανεπιθύμητα μεταδεδομένα.

Τέλος, αποθηκεύουμε το έγγραφο σε μορφή Word και δημιουργούμε το PDF. Ανοίγουμε το PDF για να βεβαιωθούμε ότι το τελικό αποτέλεσμα εμφανίζεται σωστά.

Βαθμολόγηση (4 μονάδες): Μορφοποίηση 1, περιεχόμενο 1, προσβασιμότητα 1, προστασία πληροφοριών και τελική παράδοση 1.

Συνολική βαθμολόγηση

Κατηγορία	Μονάδες
15 ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής	30
10 ερωτήσεις επιλογής από μενού	20
5 ερωτήσεις ανάπτυξης	20
Σύνολο	70

Για τη μετατροπή της βαθμολογίας στην κλίμακα 0–20 χρησιμοποιούμε:

Τελικός βαθμός = (Συνολικές μονάδες / 70) × 20

Στις ερωτήσεις ανάπτυξης μπορούν να γίνονται δεκτές διαφορετικές διατυπώσεις, εφόσον αποδεικνύουν σωστή κατανόηση των εργαλείων και των διαδικασιών.

Συμπέρασμα

Η ουσιαστική γνώση του Microsoft Word δεν περιορίζεται στην απομνημόνευση εντολών. Περιλαμβάνει την ικανότητα επιλογής των κατάλληλων εργαλείων για την παραγωγή ποιοτικών, οργανωμένων, επαγγελματικών και προσβάσιμων εγγράφων.

Ο σπουδαστής που μπορεί να εφαρμόσει τις παραπάνω τεχνικές έχει κάνει ένα σημαντικό βήμα από τη βασική χρήση του Word προς την αποτελεσματική επαγγελματική αξιοποίησή του.