Mindstorm
Category

MICROSOFT EXCEL TIPS

Category
ALL

Mean and Variance

This image is an Excel spreadsheet tutorial that demonstrates how to calculate the mean and variance of a dataset. Here’s a breakdown of each section: Title and Purpose Title: Mean and Variance Source: softexperia.com | Excel Tips Purpose: To teach how to calculate mean and variance using Excel formulas, with data entry highlighted in yellow for clarity. Table Columns Explained Ονοματεπώνυμο / Name:Names of individuals (e.g., Papadopoulos Trifon, Adamopoulou Sofia) Data Value (X):Values assigned to each person (e.g., 12, 15, 18, etc.) This column has a yellow background, indicating it’s for user data entry. X – μ (X minus mean):The difference between each data value and the mean (μ = 19.20). (X – μ)²:The square of the difference in column 3, used to calculate variance. Summary Row N: Number of data points = 6 Mean (μ): Calculated as 19.20 Variance: Calculated as 76.8 Formulas Used Mean (B16):=SUM(B6:B11)/B13Adds all values in…

Read More
Διπλό VLOOKUP
ALL

Διπλό VLOOKUP στο Excel

Η εικόνα παρουσιάζει τη χρήση διπλού VLOOKUP σε ένα φύλλο Excel, για να αντιστοιχιστούν οι κωδικοί προϊόντων προμηθευτών και χρωμάτων της εταιρείας Χ με τους κωδικούς και περιγραφές χρωμάτων της εταιρείας Χ. Ακολουθεί αναλυτική εξήγηση στα Ελληνικά: Τι κάνει ο τύπος στο κελί C2 του φύλλου εργασίας “my barcodes”: =VLOOKUP(VLOOKUP(B2;supplier!$E$2:$F$7;2;FALSE);correspondence!$A$2:$B$7;2;FALSE) Βήμα-βήμα: Εσωτερικό VLOOKUP στο φύλλο εργασίας “my barcodes”: VLOOKUP(B2; supplier!$E$2:$F$7; 2; FALSE) Αναζητά την τιμή από το κελί B2 (π.χ. 50505050) στο εύρος supplier!$E$2:$F$7. Επιστρέφει την αντίστοιχη τιμή από τη 2η στήλη, δηλαδή τον κωδικό χρώματος της εταιρείας Χ (π.χ. 20). Εξωτερικό VLOOKUP στο φύλλο εργασίας “my barcodes”: VLOOKUP(20; correspondence!$A$2:$B$7; 2; FALSE) Παίρνει τον κωδικό χρώματος (π.χ. 20) και τον αναζητά στο φύλλο correspondence, εύρος A2:B7. Επιστρέφει την περιγραφή του χρώματος (π.χ. ΜΠΛΕ). Άρα, το C2 δείχνει: 20 (κωδικός χρώματος) και το E2 δείχνει: ΜΠΛΕ (Χ) (περιγραφή χρώματος). Παράδειγμα τύπου στο κελί E2 στο φύλλο εργασίας “my barcodes”: =VLOOKUP(VLOOKUP(B2;supplier!$E$2:$F$7;2;FALSE);correspondence!$A$2:$C$7;3;FALSE)…

Read More
Διπλότυπα
ALL

Συνάρτηση COUNTIF

Η εικόνα δείχνει ένα φύλλο εργασίας Excel που ελέγχει αν οι τιμές της Στήλης 2 (στήλη B) υπάρχουν μέσα στη Στήλη 1 (στήλη A). Αν ναι, τότε εμφανίζεται η λέξη “yes” στη στήλη C (“Διπλότυπο”). ________________________________________ Αναλυτικά τι βλέπουμε: Δεδομένα A (Στήλη 1) B (Στήλη 2) C (Διπλότυπο) 123 789 (κενό) 456 321 (κενό) abc 456 yes cvf 2345 (κενό) CFR 22 (κενό) Dsa 11 (κενό) 234 CFR yes Τύποι στα κελιά της στήλης C: Κελί C2: =IF(COUNTIF(A:A, B2) > 0, “yes”, “”) Κελί C3: =IF(COUNTIF(A:A, B3) > 0, “yes”, “”) ➡ Αυτοί οι τύποι ελέγχουν αν η τιμή στη στήλη B κάθε γραμμής υπάρχει μέσα στη στήλη A. Αν υπάρχει, επιστρέφουν “yes”, αλλιώς κενό (“”). ✅ Σωστά αποτελέσματα: Στο C4 γράφει “yes” επειδή το 456 από τη στήλη B υπάρχει στη στήλη A. Στο C8 γράφει “yes” επειδή το CFR από τη στήλη B υπάρχει και στη στήλη A.…

Read More
ALL

Χρειάζεται ένας υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης να γνωρίζει excel;

Χρειάζεται ένας υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης να γνωρίζει excel; Ναι, ένας υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης είναι καλό — και συχνά απαραίτητο — να γνωρίζει Microsoft Excel, καθώς αποτελεί βασικό εργαλείο για την οργάνωση, καταγραφή και διαχείριση πληροφοριών. Οι αρμοδιότητες του ρόλου περιλαμβάνουν συχνά εργασίες όπου το Excel είναι ιδιαίτερα χρήσιμο. Γιατί είναι χρήσιμο το Excel στη γραμματειακή υποστήριξη: Οργάνωση και διαχείριση αρχείων (π.χ. λίστες επαφών, ραντεβού, προμηθευτές) Παρακολούθηση εξόδων και προϋπολογισμών Δημιουργία αναφορών και στατιστικών Παρακολούθηση προθεσμιών ή project timelines Τι πρέπει να γνωρίζει ένας υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης στο Excel: ✅ Βασικές Δεξιότητες: Κατανόηση του περιβάλλοντος εργασίας (φύλλα εργασίας, γραμμές, στήλες, κελιά) Εισαγωγή και μορφοποίηση δεδομένων (γραμματοσειρές, χρώματα, περιγράμματα, στοίχιση) Διαχείριση φύλλων εργασίας (μετονομασία, προσθήκη, διαγραφή, μετακίνηση φύλλων) ✅ Τύποι και βασικές συναρτήσεις: SUM, AVERAGE, MIN, MAX COUNT, COUNTA, IF (για απλές συνθήκες) VLOOKUP ή XLOOKUP (για αναζήτηση τιμών — βασικό σε λίστες) CONCATENATE ή TEXTJOIN (για ένωση κειμένων) How to syntax…

Read More
Υπολογισμός τελικού βαθμού με συντελεστή βαρύτητας
MICROSOFT EXCEL TIPS

Υπολογισμός τελικού βαθμού μαθήματος με συντελεστή βαρύτητας

GR – Υπολογισμός τελικού βαθμού μαθήματος με συντελεστή βαρύτητας 30% σε πρόοδο, 10% σε εργασία και 60% σε τελικές εξετάσεις. Ο τελικός βαθμός στρογγυλοποιείται σε ακέραιο αριθμό. Π.χ. το 6,7 γίνεται 7 και το 6,2 γίνεται 6. EN – Calculation of the final course grade with a weighting of 30% for the midterm, 10% for the assignment, and 60% for the final exams.The final grade is rounded to the nearest whole number.For example, 6.7 becomes 7 and 6.2 becomes 6. #softexperia #excel_tips

Read More
Prediction
ALL

Predicting the Sales Growth

Predicting the Sales Growth – Πρόβλεψη Ανάπτυξης Πωλήσεων So in this example, we have existing sales data of a company for the year 2017 that increases linearly from Jan 2017 to Dec 2017. We need to figure out the sales for 2018. The existing data contains the dates in column D and the sales revenue in column F. We need to calculate the estimated sales value for the next 12 months. Historical Data is given below: In order to predict the sales for the given upcoming months in the next year, we will use the TREND function in excel since the sales value is increasing linearly, the given known values of Y is the sales revenue, and the known values of X are the end dates of the month, the new values of X are the dates for next 12 months that is 31/Jan/2018, 28/Feb/2018, 31/March/2018, 30/April/2018, 31/May/2018, 30/June/2018, 31/July/2018,…

Read More
ALL

Rule of 72 : Years to double an investment (72 / Interest Rate)

Rule of 72 : Years to double an investment (72 / Interest Rate) Αν θέλετε να βρείτε πόσα χρόνια χρειάζεστε για να να διπλασιάσετε την επένδυση σας με ετήσιο ανατοκισμό (compouding periods per year), διαιρέστε το 72 με το προτεινόμενο επιτόκιο της επένδυσης σας. #softexperia

Read More
Sales Demo CSV
ALL

How to generate Realistic Sales Data with Python: A Beginner’s Tutorial

“Need some sample data to test your data analysis scripts or build a machine learning model? Generating your own data can be tricky, but it doesn’t have to be! In this tutorial, we’ll walk you through creating a realistic sales dataset using Python. We’ll use the popular pandas and numpy libraries to generate data that mimics a real-world sales environment. No prior experience with these libraries is required – we’ll explain everything step-by-step!” Here’s a a quick breakdown of the code: Import Libraries: pandas: For creating and manipulating the DataFrame. numpy: For generating random numbers. Set Random Seed: np.random.seed(42) This line ensures that the random numbers generated are the same each time you run the code, making the demo reproducible. You can change the seed value if you want different random data. Define Number of Rows: num_rows = 100 Sets the number of rows in the demo file. Generate Random Data: product_ids: Generates random integers between 1000 and…

Read More
Μισθώσεις
ALL

Office automation with Excel and Microsoft Outlook

Αυτοματισμός γραφείου με το Excel και το Microsoft Outlook – Softexperia Αν θέλετε να στέλνετε από ένα excel αυτόματα, email υπενθύμισης μέσω Microsoft Outlook, για τη λήξη των μισθωμάτων των πελατών σας (π.χ. 10 ημέρες πριν λήξουν στο μισθωτή και στο λογιστή), μπορούμε να σας βοηθήσουμε. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πατήσετε το κουμπί Send email και οι υπενθυμίσεις (ημερομηνία λήξης μίσθωσης, επωνυμία μισθωτή, διεύθυνση ακινήτου) θα σταλούν αυτόματα σε όλους τους πελάτες που οι μισθώσεις τους λήγουν σε λιγότερο από 10 ημέρες από σήμερα. Αν θέλετε να δημιουργείτε εγγραφές ημερολογίου για την ημερομηνία λήξης των μισθωμάτων των πελατών σας, μπορούμε να σας βοηθήσουμε. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πατήσετε το κουμπί Create Calendar Reminder και θα δημιουργηθούν οι αντίστοιχες εγγραφές στο ημερολόγιο του Microsoft Outlook. Ενδεικτικά πεδία Επωνυμία εκμισθωτή ΑΦΜ εκμισθωτή Επωνυμία μισθωτή ΑΦΜ μισθωτή Κινητό τηλέφωνο μισθωτή Email μισθωτή Τύπος μίσθωσης Μίσθωμα…

Read More
Top 16 Excel Functions
ALL

How to syntax and use Top 16 Excel Functions

How to syntax and use Top 16 Excel Functions Watch the video on YouTube Syntax 1. =SUM(F8:F13) 2. =AVERAGE(F8:F13) 3. =ROUND(F8,2) 4. =MIN(F8:F13) 5. =MAX(F8:F13) 6. =COUNT(F8:F13) 7. =INDEX(I8:J13,3,2) 8. =MATCH(H8,I8:I13,0) 9. =VLOOKUP(H8,I8:J13,2,FALSE) 10. =HLOOKUP(H8,N7:S8,2,0) 11. =XLOOKUP(H8,I8:I13,J8:J13) 12.=COUNTIF(F8:F13,”>5″) 13. =COUNTA(F8:F13) 14. =SUMIF(F8:F13,”>5″) 15. Example 1 =IF(SUM(F8:F13)>10,”Sum is greater than 10″) 15. Example 2 =IF(SUM(F8:F13)>10, IF(SUM(F8:F13)<25, “Sum is greater than 10 and smaller than 25”, “”), “”) 16. =AVERAGEIF(F8:F13,”>5″) Excel and Video credit: Tryfon Papadopoulos

Read More
upload images from a folder
ALL

Streamlined WordPress Media Uploads with REST API Integration

ΕΝ – Use Case: Automating Image Uploads to WordPress and Tracking in Excel Use Case Overview This use case describes a Python-based automated system for processing and uploading images to a WordPress website, ensuring that all uploaded images are properly resized, optimized, and documented in an Excel report. Goal The primary goal is to streamline the process of managing image uploads to a WordPress site while ensuring: Image consistency through standardized resizing. Automated uploading to WordPress via API. Proper documentation in an Excel file with image thumbnails. Actors Primary Actor Content Manager / Website Administrator Responsible for uploading and managing images on WordPress. Uses this automation tool to speed up the process. Supporting Systems WordPress Media Library (via REST API) Local Storage (Folders for Processed Images & Excel File) YouTube Workflow (Main Use Case Scenario) Step 1: Prepare Images The user places images in a designated folder (folder1). The script…

Read More
Convert Images GUI 4.0.0
ALL

How to run multiple versions of a “Convert Images” python script in Excel

How to run multiple versions of a “Convert Images” python script in Excel EN – This script, **`batch_image_converter_ver4.py`**, is a Python-based GUI application for batch image conversion. Here’s what it does: 1. **Graphical User Interface (GUI):** – It provides a user-friendly interface using the `tkinter` library, allowing users to interact without needing to write code. 2. **File Selection:** – Users can select multiple image files of various formats (e.g., `.webp`, `.jpg`, `.png`, `.bmp`, `.tiff`, `.gif`) using a file dialog. 3. **Output Format Selection:** – A dropdown menu allows users to choose the desired output image format (e.g., PNG, JPEG, BMP, TIFF, GIF). 4. **Batch Conversion:** – The script processes all selected files and converts them into the chosen format. – It preserves the original file names but updates their extensions based on the selected output format. 5. **Output Folder Selection:** – Users can specify a folder where the converted images…

Read More
CopyHTMLFromWordToExcel_WithFilePicker
ALL

How to extract formatted text from a Word document, convert it into HTML and paste the resulting HTML-formatted text into a specified Excel cell

Explanation of the VBA Code: “CopyHTMLFromWordToExcel_WithFilePicker” This VBA macro automates the process of extracting formatted text from a Word document, converting it into HTML, and pasting the resulting HTML-formatted text into a specified Excel cell. Excel file: sqlookup_examples.xlsm Word file: word_file_to_copy_2.docx View the VBA macro code in txt format What the Code Does File Selection: The macro opens a file dialog to let the user select a Word document (*.doc or *.docx). If the user does not select a file, the macro exits. Temporary File Handling: The selected Word file is copied to a temporary location. This ensures the original file remains unaffected during processing. Word Application Setup: A new instance of Microsoft Word is created and runs in the background (invisible mode). The Word document is opened in read-only mode. HTML Conversion: The macro processes the content of the Word document paragraph by paragraph. Each paragraph is analyzed for:…

Read More
Master Sales Analysis with Pivot Tables and ChatGPT – Excel Made Easy!
ALL

Master Sales Analysis with Pivot Tables and ChatGPT – Excel Made Easy!

Master Sales Analysis with Pivot Tables and ChatGPT – Excel Made Easy! Hey everyone! I’ m Trifonas Papadopoulos. Welcome back to my channel! Today, I’m going to show you how to perform a powerful sales analysis using Excel Pivot Tables and ChatGPT. Whether you’re a data newbie or an Excel pro, this step-by-step tutorial will help you uncover insights from your data like never before! Step 1 We’ll start with a raw sales dataset, and I’ll guide you through setting up a Pivot Table for analysis. Then, I’ll show you how ChatGPT can help you understand trends, generate insights, and even suggest formulas you might need for deeper analysis. Let’s dive in!” First, let’s see first our sales data. Make sure your dataset has columns like Date, Product, Country or Region, Sales or Revenue Amount, and Quantity or Units Sold. Step 2 Now, let’s create a Pivot Table. Go to…

Read More
Roman Alphabet
ALL

Fill Alphabet or Roman Numerals

Fill Alphabet or Roman Numerals Sure, Excel can fill January, February, March, but what about A,B,C or I,II,III? softexperia.com Drag down E7 = CHAR(ROW(65:65) Drag down F7 = ROMAN(ROW(1:1)) Number Character Roman 1 A I 2 B II 3 C III 4 D IV 5 E V 6 F VI 7 G VII 8 H VIII 9 I IX 10 J X 11 K XI 12 L XII 13 M XIII 14 N XIV 15 O XV 16 P XVI 17 Q XVII 18 R XVIII 19 S XIX 20 T XX 21 U XXI 22 V XXII 23 W XXIII 24 X XXIV For the upper case alphabet, use a formula of =CHAR(ROW(65:65)) and copy down. For the lower case alphabet, use =CHAR(ROW(97:97)) For upper case Roman numerals: =ROMAN(ROW(1:1)) For lower case Roman numerals =LOWER(ROMAN(ROW(1:1))) YouTube Link: https://youtu.be/5LaZA3rHPSs #excel_tips_softexperia #excel_tips #softexperia

Read More
How to prevent Duplicate Email and Phone Entries in Excel
ALL

How to prevent Duplicate Email and Phone Entries in Excel

How to prevent Duplicate Email and Phone Entries in Excel Αποφυγή διπλότυπων καταχωρήσεων ηλεκτρονικών διευθύνσεων αλληλογραφίας και τηλεφώνων Step 1 Mark All Email Cells except title. Do that before any data entry. Go To Data > Data Validation > Settings > Custom and type =COUNTIF($D$4:$D$303;D4)=1 Then go to “Error Alert” Tab and choose Style : Stop Title : Duplicate Email Found Error message : Email cannot be duplicated.   Step 2 Mark All Phone Cells except title. Do that before any data entry. Go To Data > Data Validation > Settings > Custom and type =COUNTIF($E$4:$E$303;E4)=1 Then go to “Error Alert” Tab and choose Style : Stop Title : Duplicate Phone Found Error message : Phone cannot be duplicated. YouTube link: https://youtu.be/7S3iAqiwhHs Filename: form_VBA_2_prevent_duplicates_2.xlsb Download zip file of excel file #excel_tips #softexperia

Read More
How to add columns Month-Year and Year
ALL

How to Add Month-Year and Year Columns with a Simple VBA Macro!

Automate Your Excel Workflow: How to Add Month-Year and Year Columns with a Simple VBA Macro! VBA code Sub AddMonthYearColumn() Dim ws As Worksheet Dim lastRow As Long Dim dateColumn As String Dim outputColumn As String Dim outputColumnYear As String Dim outputColumnC As String’ Define the worksheet Set ws = ThisWorkbook.Sheets(1) ‘ Change the sheet index or name as needed’ Define the columns outputColumnC = “C” ‘ The column for Country & Product dateColumn = “G” ‘ Adjust to the actual column containing dates outputColumn = “H” ‘ The column where the “Month-Year” data will be added outputColumnYear = “I” ‘ The column where the “Year” data will be added’ Find the last row in the Date column lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, dateColumn).End(xlUp).Row’ Add header for the new column Month-Year ws.Cells(3, outputColumn).Value = “Month-Year” ws.Cells(3, outputColumn).Font.Bold = True’ Add header for the new column Year ws.Cells(3, outputColumnYear).Value = “Year” ws.Cells(3, outputColumnYear).Font.Bold…

Read More
Pin It