Τυπικό Οκτάωρο Γραμματείας σε Εταιρεία Προμήθειας Καφέ

Τυπικό Οκτάωρο Γραμματείας σε Εταιρεία Προμήθειας Καφέ

08:00 – 09:00 | Άνοιγμα Ημέρας & Έλεγχος Επικοινωνίας

• Άνοιγμα υπολογιστή, email, μηνυμάτων και τηλεφωνημάτων.
• Καταγραφή επειγόντων αιτημάτων πελατών ή οδηγών.
• Έλεγχος αποστολών / παραλαβών από την προηγούμενη ημέρα.
• Ανάθεση σε εκκρεμότητες.

Εργαλεία: Outlook, κινητό, Excel για checklists

09:00 – 10:30 | Παραγγελίες Πελατών

• Λήψη τηλεφωνικών/ηλεκτρονικών παραγγελιών από τα καταστήματα.
• Καταχώριση στο Excel (ή ERP αν υπάρχει).
• Επιβεβαίωση διαθεσιμότητας με την αποθήκη.
• Έκδοση δελτίων αποστολής ή τιμολογίων.

Εργαλεία: Excel (φόρμες παραγγελίας), Word (έγγραφα), εκτυπωτής

10:30 – 12:00 | Υποστήριξη Οδηγών & Διανομέων

• Έκδοση διαδρομών διανομής (π.χ. ποιες παραγγελίες, ποια οχήματα).
• Τηλεφωνική συνεννόηση με οδηγούς για καθυστερήσεις ή αλλαγές.
• Καταγραφή αποστολών σε Excel ανά κατάστημα.

Εργαλεία: Excel (πίνακες διανομών), Χάρτες Google, Τηλέφωνο

12:00 – 13:00 | Έλεγχος Οφειλών & Τιμολόγηση

• Ενημέρωση για καθυστερημένες πληρωμές.
• Επικοινωνία με πελάτες για ρυθμίσεις πληρωμής.
• Έκδοση νέων τιμολογίων ή αποδείξεων.

Εργαλεία: Excel (καρτέλες πελατών), Word/PDF για τιμολόγια

13:00 – 14:00 | Μεσημεριανό Διάλειμμα

14:00 – 16:00 | Οργάνωση Αρχείων & Reports

• Ταξινόμηση παραστατικών (ηλεκτρονικά και έντυπα).
• Ενημέρωση Excel αρχείων με εβδομαδιαία στατιστικά:
  • Πωλήσεις ανά πελάτη
  • Κατανάλωση ανά προϊόν
  • Συχνότητα παραγγελιών
• Προετοιμασία αναφορών για τον υπεύθυνο πωλήσεων ή την αποθήκη.

Εργαλεία: Excel (πίνακες, γραφήματα, φίλτρα), Word, Outlook

Γιατί είναι απαραίτητο το Excel στη δουλειά σου;

Το Excel είναι το εργαλείο-κλειδί για μια θέση γραμματειακής υποστήριξης σε τέτοιου τύπου εμπορική επιχείρηση. Ιδού γιατί:

Οργάνωση Πληροφοριών

• Καταγραφή παραγγελιών, στοιχείων πελατών, αποστολών
• Δημιουργία λιστών διανομής

Παρακολούθηση Πωλήσεων

• Ανάλυση τζίρου ανά κατάστημα, περιοχή, εβδομάδα

Διαχείριση Αποθεμάτων

• Παρακολούθηση προϊόντων, αποθεμάτων, ημερομηνιών λήξης

Τιμολόγηση και Υπολογισμοί

• Υπολογισμός ποσών, ΦΠΑ, εκπτώσεων
• Συνοπτική παρουσίαση συνολικών εισπράξεων/οφειλών

Αναφορές και Παρουσιάσεις

• Δημιουργία στατιστικών με γραφήματα και πίνακες

Μικρή Συμβουλή

Επειδή δουλεύεις με πολλά καταστήματα, φτιάξε έναν Excel πίνακα ανά πελάτη με:

• Όνομα, διεύθυνση, τηλέφωνο
• Ιστορικό παραγγελιών
• Οφειλές
• Σημειώσεις/ιδιαιτερότητες

Δείτε επίσης

KPIs για Γραμματειακή Υποστήριξη