Τυπικό Οκτάωρο Γραμματείας σε Εταιρεία Προμήθειας Καφέ 08:00 – 09:00 | Άνοιγμα Ημέρας & Έλεγχος Επικοινωνίας Άνοιγμα υπολογιστή, email, μηνυμάτων και τηλεφωνημάτων. Καταγραφή επειγόντων αιτημάτων πελατών ή οδηγών. Έλεγχος αποστολών / παραλαβών από την προηγούμενη ημέρα. Ανάθεση σε εκκρεμότητες. Εργαλεία: Outlook, κινητό, Excel για checklists 09:00 – 10:30 | Παραγγελίες Πελατών Λήψη τηλεφωνικών/ηλεκτρονικών παραγγελιών από τα καταστήματα. Καταχώριση στο Excel (ή ERP αν υπάρχει). Επιβεβαίωση διαθεσιμότητας με την αποθήκη. Έκδοση δελτίων αποστολής ή τιμολογίων. Εργαλεία: Excel (φόρμες παραγγελίας), Word (έγγραφα), εκτυπωτής 10:30 – 12:00 | Υποστήριξη Οδηγών & Διανομέων Έκδοση διαδρομών διανομής (π.χ. ποιες παραγγελίες, ποια οχήματα). Τηλεφωνική συνεννόηση με οδηγούς για καθυστερήσεις ή αλλαγές. Καταγραφή αποστολών σε Excel ανά κατάστημα. Εργαλεία: Excel (πίνακες διανομών), Χάρτες Google, Τηλέφωνο 12:00 – 13:00 | Έλεγχος Οφειλών & Τιμολόγηση Ενημέρωση για καθυστερημένες πληρωμές. Επικοινωνία με πελάτες για ρυθμίσεις πληρωμής. Έκδοση νέων τιμολογίων ή αποδείξεων. Εργαλεία: Excel (καρτέλες πελατών), Word/PDF για τιμολόγια 13:00 –…
Ποιοι είναι οι βασικοί αλλά και σημαντικοί δείκτες απόδοσης (KPIs) για τη γραμματειακή υποστήριξη που βοηθούν στη μέτρηση της αποτελεσματικότητας, της ακρίβειας και της ποιότητας της δουλειάς που παρέχει ένα στέλεχος γραμματείας ή διοικητικής υποστήριξης; Παρακάτω θα βρεις 8 βασικούς αλλά και σημαντικούς KPIs, μαζί με τρόπους μέτρησής τους: 1. Χρόνος απόκρισης σε αιτήματα / email Τι μετράει: Την ταχύτητα ανταπόκρισης σε αιτήματα συναδέλφων, πελατών ή διοίκησης. Πώς μετριέται: Μέσος χρόνος από λήψη email/αιτήματος μέχρι απάντηση. Μπορεί να παρακολουθείται μέσω συστημάτων CRM ή email client (π.χ. Outlook). 2. Ακρίβεια και πληρότητα εργασιών Τι μετράει: Τον αριθμό λαθών σε διοικητικές εργασίες (π.χ. αρχειοθέτηση, σύνταξη εγγράφων, κρατήσεις). Πώς μετριέται: Αριθμός λαθών ανά 100 εργασίες. Αναφορές διορθώσεων από συναδέλφους ή διοίκηση. 3. Χρόνος ολοκλήρωσης καθηκόντων Τι μετράει: Πόσο γρήγορα εκτελούνται συγκεκριμένες εργασίες (π.χ. οργάνωση meeting, σύνταξη πρακτικών). Πώς μετριέται: Με χρονομέτρηση ή task tracking σε σύστημα διαχείρισης έργου (π.χ. Trello, Asana). 4. Ποσοστό…
10 ερωτήσεις και απαντήσεις διοικητικής υποστήριξης Ερώτηση 1 Το στέλεχος γραμματειακής υποστήριξης είναι το πρόσωπο το οποίο αναλαμβάνει ένα πλήθος αρμοδιοτήτων, που συνήθως αφορούν τους τομείς της Επικοινωνίας και της Διοίκησης. Α. Σωστό ✅ (σωστή απάντηση) Β. Λάθος Ερώτηση 2 Ο όρος «στέλεχος γραμματειακής υποστήριξης» συναντάται σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας των επιχειρήσεων και με τελείως διαφορετικό πλαίσιο καθηκόντων και αρμοδιοτήτων, σε κάθε περίπτωση. Α. Σωστό ✅ (σωστή απάντηση) Β. Λάθος Ερώτηση 3 Τα καθήκοντα του στελέχους γραμματειακής υποστήριξης επιβάλλουν το στέλεχος να: Α. συγκεντρώνει ένα σοβαρό υπόβαθρο γνώσεων και ικανοτήτων ✅ (σωστή απάντηση) Β. ένα σημαντικό βαθμό διοικητικών και διευθυντικών ικανοτήτων Γ. έχει μόνο επικοινωνιακές ικανότητες Ερώτηση 4 Στην έννοια της διοικητικής μέριμνας περιλαμβάνονται δύο από τα παρακάτω: Α. προμήθεια, αποθήκευση, διαχείριση και συντήρηση των αναγκαίων υλικών μέσων (μόνιμο και αναλώσιμο υλικό) ✅ (σωστή απάντηση) Β. Η μέριμνα για τη στέγαση των υπηρεσιών ✅ (σωστή απάντηση) Γ. η…
KPIs για Γραμματειακή Υποστήριξη Αυτοί οι δείκτες βοηθούν στην αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας, της αποδοτικότητας και της ποιότητας της γραμματειακής υποστήριξης. I. KPIs Σχετικά με τη Διαχείριση Εγγράφων και Πληροφοριών Αριθμός Αρχειοθετημένων Εγγράφων: Συνολικός αριθμός εγγράφων που αρχειοθετήθηκαν σωστά εντός μιας συγκεκριμένης περιόδου. Ποσοστό Σφαλμάτων Αρχειοθέτησης: Αριθμός λανθασμένα αρχειοθετημένων εγγράφων σε σχέση με το σύνολο. Χρόνος Ανάκτησης Εγγράφων: Μέσος χρόνος που απαιτείται για την εύρεση και ανάκτηση ενός συγκεκριμένου εγγράφου. Ποσοστό Ψηφιοποιημένων Εγγράφων: Αναλογία ψηφιοποιημένων εγγράφων προς το σύνολο των φυσικών εγγράφων. II. KPIs Σχετικά με τη Διαχείριση Επικοινωνιών Χρόνος Απόκρισης σε Email/Τηλέφωνα: Μέσος χρόνος που απαιτείται για την απάντηση σε email ή την εξυπηρέτηση τηλεφωνικών κλήσεων. Αριθμός Εισερχόμενων/Εξερχόμενων Κλήσεων: Ο συνολικός όγκος επικοινωνίας που διαχειρίζεται το γραμματειακό προσωπικό. Ποσοστό Επίλυσης Αιτημάτων στην Πρώτη Επαφή: Αναλογία αιτημάτων που επιλύθηκαν άμεσα, χωρίς περαιτέρω παρακολούθηση. Βαθμολογία Ικανοποίησης Εσωτερικών/Εξωτερικών Πελατών: Αξιολόγηση της ποιότητας της επικοινωνίας από τους παραλήπτες (μέσω ερευνών ή ανατροφοδότησης). III. KPIs…
20 ερωτήσεις και απαντήσεις γραμματειακής υποστήριξης Τι είναι ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR); Ο GDPR είναι ο νόμος της Ευρωπαϊκής Ένωσης που προστατεύει τα θεμελιώδη δικαιώματα και ελευθερίες των φυσικών προσώπων μέσω της προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Ποια είναι η διαδικασία διαχείρισης εγγράφων; Η διαχείριση εγγράφων περιλαμβάνει τη δημιουργία, έκδοση, διανομή, αρχειοθέτηση, διατήρηση, αποθήκευση και διάθεση εγγράφων με διοικητικά και νομικά ορθό τρόπο. Τι είναι η θεματική ταξινόμηση εγγράφων; Η θεματική ταξινόμηση είναι η κατάταξη εγγράφων βάσει περιεχομένου μιας ή περισσότερων προκαθορισμένων κατηγοριών (θέματα). Ποια είναι τα κύρια στοιχεία ενός αρχειακού υλικού; Περιλαμβάνουν τα πνευματικά στοιχεία, τα φυσικά χαρακτηριστικά και τα στοιχεία που αφορούν το μέσο εμφάνισης. Πότε απαιτείται η εκτίμηση επιπτώσεων για την προστασία δεδομένων (DPIA); Απαιτείται όταν η επεξεργασία δεδομένων ενέχει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα των ατόμων, όπως η χρήση αυτοματοποιημένων μηχανισμών επεξεργασίας και δημιουργίας προφίλ. Ποια είναι τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων…
Το στέλεχος γραμματειακής υποστήριξης και η Επικοινωνία Το στέλεχος γραμματειακής υποστήριξης ως βασικό επιχειρηματικό στέλεχος, εμπλέκεται άμεσα στο σύστημα της επικοινωνίας και για το λόγο αυτό πρέπει να χειρίζεται το μέσον αυτό με μεγάλη ικανότητα, αλλά και περίσκεψη. Το στέλεχος γραμματειακής υποστήριξης βρίσκεται καθημερινά σε στενή επαφή με διάφορα πρόσωπα, είτε με την άμεση και προσωπική επικοινωνία, είτε μέσω του τηλεφώνου με το οποίο μεταβιβάζονται μηνύματα, οδηγίες και επεξηγήσεις, είτε μέσω άλλων εξελιγμένων διαύλων (μέσα ηλεκτρονικής επικοινωνίας). Τέλος, το στέλεχος γραμματειακής υποστήριξης κρατά σημειώσεις, τις οποίες διαμορφώνει σε κείμενα επικοινωνίας (επιστολές, εντολές, πρακτικά αποφάσεις κ.λ.π.), τα οποία προωθούνται άμεσα στους αποδέκτες για τους οποίους προορίζονται. Κάθε ένα από τα έγγραφα αυτά, έχει κάποιο συγκεκριμένο σκοπό (παραγγελία εμπορευμάτων, κλείσιμο ξενοδοχείων, κράτηση θέσεων σε συγκοινωνιακά μέσα συμμετοχή σε εκδηλώσεις, διαπραγμάτευση, έγκριση πιστώσεων κ.λ.π) Όλες αυτές οι δραστηριότητες αποτελούν την ουσία της επικοινωνίας κάθε οργανισμού. Από την πλευρά αυτή, θα μπορούσαμε να πούμε…