8 σημαντικοί δείκτες απόδοσης KPIs για τη γραμματειακή υποστήριξη

Ποιοι είναι οι βασικοί αλλά και σημαντικοί δείκτες απόδοσης (KPIs) για τη γραμματειακή υποστήριξη που βοηθούν στη μέτρηση της αποτελεσματικότητας, της ακρίβειας και της ποιότητας της δουλειάς που παρέχει ένα στέλεχος γραμματείας ή διοικητικής υποστήριξης;

Παρακάτω θα βρεις 8 βασικούς αλλά και σημαντικούς KPIs, μαζί με τρόπους μέτρησής τους:

1. Χρόνος απόκρισης σε αιτήματα / email

• Τι μετράει: Την ταχύτητα ανταπόκρισης σε αιτήματα συναδέλφων, πελατών ή διοίκησης.
• Πώς μετριέται:
  • Μέσος χρόνος από λήψη email/αιτήματος μέχρι απάντηση.
  • Μπορεί να παρακολουθείται μέσω συστημάτων CRM ή email client (π.χ. Outlook).

2. Ακρίβεια και πληρότητα εργασιών

• Τι μετράει: Τον αριθμό λαθών σε διοικητικές εργασίες (π.χ. αρχειοθέτηση, σύνταξη εγγράφων, κρατήσεις).
• Πώς μετριέται:
  • Αριθμός λαθών ανά 100 εργασίες.
  • Αναφορές διορθώσεων από συναδέλφους ή διοίκηση.

3. Χρόνος ολοκλήρωσης καθηκόντων

• Τι μετράει: Πόσο γρήγορα εκτελούνται συγκεκριμένες εργασίες (π.χ. οργάνωση meeting, σύνταξη πρακτικών).
• Πώς μετριέται:
  • Με χρονομέτρηση ή task tracking σε σύστημα διαχείρισης έργου (π.χ. Trello, Asana).

4. Ποσοστό ολοκλήρωσης εργασιών εντός προθεσμίας

• Τι μετράει: Την τήρηση των deadlines.
• Πώς μετριέται:
  • Αριθμός εργασιών που ολοκληρώθηκαν εντός προθεσμίας / συνολικές εργασίες × 100%.

5. Ικανοποίηση συνεργατών/προϊσταμένων

• Τι μετράει: Την ποιότητα συνεργασίας και εξυπηρέτησης.
• Πώς μετριέται:
  • Μέσω σύντομων ερωτηματολογίων ή αξιολογήσεων (1–5) από συναδέλφους ή τη διοίκηση.

6. Διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων

• Τι μετράει: Τον αριθμό και τον χειρισμό των κλήσεων (σωστή δρομολόγηση, ταχύτητα απάντησης).
• Πώς μετριέται:
  • Μέσος χρόνος απάντησης και αριθμός αναπάντητων κλήσεων (σε συνεργασία με τηλεφωνικό σύστημα).

7. Οργάνωση ημερολογίου & meetings

• Τι μετράει: Την αποτελεσματικότητα προγραμματισμού συναντήσεων και διαχείρισης χρόνου.
• Πώς μετριέται:
  • Ποσοστό επιτυχούς οργάνωσης συναντήσεων χωρίς συγκρούσεις.
  • Ανατροφοδότηση από συμμετέχοντες.

8. Απουσίες και συνέπεια

• Τι μετράει: Την παρουσία και αξιοπιστία στην εργασία.
• Πώς μετριέται:
  • Αριθμός απουσιών / καθυστερήσεων ανά μήνα.