Υπόδειγμα Διαδικασίας Κλεισίματος Ραντεβού με Ιατρό σε Δομή Υγείας / Νοσοκομείο

1. Επικοινωνία με τον Ασθενή:

o Τηλεφωνική ή Διαδικτυακή Επικοινωνία:

Λάβετε την κλήση του ασθενή ή εξυπηρετήστε το αίτημα μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας (site, email, εφαρμογή).

o Καταγραφή Αιτήματος:

Διερευνήστε τον λόγο επίσκεψης (ειδικότητα, σύμπτωμα, επανεξέταση, επείγον περιστατικό) και προσδιορίστε το κατάλληλο ιατρείο ή γιατρό.

2. Έλεγχος Διαθεσιμότητας:

o Επιβεβαίωση Διαθεσιμότητας Ιατρού:

Ελέγξτε το πρόγραμμα του ιατρού στο σύστημα διαχείρισης ραντεβού.

o Πρόταση Διαθέσιμων Ημερομηνιών & Ωρών:

Ενημερώστε τον ασθενή για τα διαθέσιμα χρονικά διαστήματα και τη διάρκεια του ραντεβού.

o Διευκρίνιση Ειδικών Οδηγιών:

Παρέχετε πληροφορίες για προετοιμασία (νηστεία, εξετάσεις, παραπεμπτικό κ.λπ.).

3. Παροχή Εναλλακτικών Επιλογών:

o Εναλλακτικός Ιατρός ή Ημερομηνία:

Εάν ο επιθυμητός ιατρός δεν είναι διαθέσιμος, προτείνετε άλλον ιατρό της ίδιας ειδικότητας ή κοντινή ημερομηνία.

o Επείγουσα Διαχείριση:

Σε περίπτωση αυξημένης σοβαρότητας, καθοδηγήστε τον ασθενή στα επείγοντα ή σε άμεση ιατρική αξιολόγηση.

4. Καταχώρηση Ραντεβού:

o Συλλογή Στοιχείων Ασθενή:

Επιβεβαιώστε:

• Ονοματεπώνυμο

• ΑΜΚΑ ή αριθμό ταυτότητας

• Τηλέφωνο επικοινωνίας

• Email

• Ασφαλιστικό φορέα

o Καταχώρηση στο Σύστημα:

Εισαγάγετε το ραντεβού στο πληροφοριακό σύστημα της δομής υγείας.

o Αποστολή Επιβεβαίωσης:

Στείλτε επιβεβαίωση μέσω SMS ή email, με:

• Ημερομηνία και ώρα

• Όνομα ιατρού

• Τμήμα / Ιατρείο

• Οδηγίες προσέλευσης

5. Παρακολούθηση & Υπενθύμιση Ραντεβού:

o Υπενθύμιση Ραντεβού:

Αποστολή αυτόματης υπενθύμισης 24–48 ώρες πριν το ραντεβού.

o Διαχείριση Ακυρώσεων ή Μεταφορών:

Δυνατότητα επαναπρογραμματισμού σε περίπτωση αδυναμίας προσέλευσης.

o Μετα-Εξυπηρέτηση:

Καταγραφή ικανοποίησης ασθενή ή παροχή οδηγιών για επόμενη επίσκεψη.

Συμβουλές Οργάνωσης:

• Χρήση Πληροφοριακού Συστήματος Υγείας (HIS): Για ορθή διαχείριση ραντεβού και ιατρικού ιστορικού.
• Τήρηση Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (GDPR): Διασφάλιση εμπιστευτικότητας στοιχείων.
• Ευγενική & Ενσυναισθητική Επικοινωνία: Ιδιαίτερα σε ασθενείς με άγχος ή σοβαρά προβλήματα υγείας.
• Ξεκάθαρες Οδηγίες Προσέλευσης: Χώρος, ώρα, έγγραφα, διαδικασία πληρωμής (εάν απαιτείται).

Σημείωση

Το υπόδειγμα αυτό μπορεί να προσαρμοστεί ανάλογα με:

• Δημόσια ή Ιδιωτική Δομή Υγείας

• Πρωτοβάθμια ή Δευτεροβάθμια Φροντίδα

• Ειδικές Μονάδες (π.χ. Διαγνωστικά Κέντρα, Χειρουργεία, Εξωτερικά Ιατρεία)

—

Παράδειγμα Παρακολούθησης Κλεισίματος Ραντεβού με Ιατρό σε Δομή Υγείας / Νοσοκομείο – Αρχείο Excel

Τι Περιλαμβάνει

1️⃣ Appointments_Log

• Πλήρης καταγραφή ραντεβού

• Στοιχεία ασθενή

• Ιατρός & ειδικότητα

• Κατάσταση (Scheduled / Completed / Cancelled)

• Παρακολούθηση υπενθύμισης

2️⃣ Doctors_Schedule

• Διαθεσιμότητα ιατρών

• Ημέρες & ώρες

• Μέγιστος αριθμός ραντεβού

3️⃣ Cancellations_Reschedule

• Ακυρώσεις

• Επαναπρογραμματισμός

• Υπεύθυνος χειρισμού

4️⃣ Reminder_Tracking

• Πότε στάλθηκε υπενθύμιση

• Μέθοδος (SMS / Email / Call)

• Επιβεβαίωση

5️⃣ Dashboard (Αυτόματα KPIs)

• Σύνολο ραντεβού

• Ολοκληρωμένα

• Ακυρωμένα

• Προγραμματισμένα

• Ποσοστό ακύρωσης (αυτόματος υπολογισμός)

Κατεβάστε το  υπόδειγμα (αρχείο excel) Healthcare_Appointment_Management_System_WITH_DATA.xlsx