Τι πρέπει να ζητήσω και τι πρέπει να ξέρω για να αναλάβω μια θέση γραμματειακής υποστήριξης σε μια εταιρεία;

Σενάριο

Ας υποθέσουμε ότι αύριο αναλαμβάνω μια θέση γραμματειακής υποστήριξης στην εταιρεία Κώστας Παπαδόπουλος που ασχολείται με την προμήθεια καφέ 100 καταστημάτων στην ευρύτερη περιοχή της Αχαΐας.

Τι θα πρέπει να ζητήσω από την εταιρεία για το γραφείο μου και ποιο εξοπλισμό γραφείου θεωρείται δεδομένο ότι θα πρέπει να ξέρω να χειρίζομαι;

Απάντηση

Εξοπλισμός που θα πρέπει να ζητήσεις από την εταιρεία:

Βασικός τεχνολογικός εξοπλισμός: Υπολογιστή με επαρκείς προδιαγραφές για να λειτουργεί ομαλά το Excel με μεγάλα αρχεία δεδομένων. Δεύτερη οθόνη – είναι απαραίτητη όταν χειρίζεσαι πολλές εφαρμογές ταυτόχρονα (π.χ. Excel, email, τιμοκατάλογοι). Headset για τηλεφωνικές κλήσεις που θα σου επιτρέπει να έχεις ελεύθερα χέρια για πληκτρολόγηση. Εκτυπωτή/σαρωτή για τιμολόγια, παραστατικά και αρχειοθέτηση.

Εξοπλισμός γραφείου: Εργονομικό γραφείο με επαρκή χώρο για όλον τον εξοπλισμό και τα έγγραφα. Αρχειοθήκες ή συρτάρια για φυσική αρχειοθέτηση εγγράφων. Στυλό, μαρκαδόρους, αυτοκόλλητες ετικέτες για οργάνωση αρχείων. Λευκό πίνακα ή μπλοκ σημειώσεων για καταγραφή επειγόντων εργασιών.

Επικοινωνιακός εξοπλισμός: Τηλέφωνο με δυνατότητα hold και transfer κλήσεων. Πρόσβαση στο εταιρικό σύστημα email. Κατάλογο με όλα τα στοιχεία επικοινωνίας των 100 καταστημάτων και των προμηθευτών.

Πρόσβαση σε συστήματα: Κωδικούς πρόσβασης στο σύστημα διαχείρισης παραγγελιών της εταιρείας. Πρόσβαση στις βάσεις δεδομένων με τα αποθέματα (stock) και τους τιμοκαταλόγους των προϊόντων. Λογισμικό λογιστηρίου αν χρειαστεί να εκδίδεις τιμολόγια.

Εξοπλισμός που θεωρείται δεδομένο ότι ξέρεις να χειρίζεσαι:

Microsoft Office Suite: Άριστη γνώση Excel με προχωρημένες λειτουργίες (pivot tables, VLOOKUP, συναρτήσεις, γραφήματα). Word για αλληλογραφία και αναφορές. Outlook για email και διαχείριση ημερολογίου. PowerPoint για παρουσιάσεις αναφορών.

Βασική τεχνολογία: Γρήγορη πληκτρολόγηση με λίγα λάθη. Πλοήγηση στο διαδίκτυο και αναζήτηση πληροφοριών. Διαχείριση αρχείων και φακέλων στον υπολογιστή. Βασικές γνώσεις troubleshooting για απλά τεχνικά προβλήματα.

Δεξιότητες γραφής: Χειρισμό πολυμηχανήματος (εκτύπωση, σάρωση, δημιουργία φωτοαντίγραφων). Οργάνωση και αρχειοθέτηση εγγράφων. Χειρισμό τηλεφώνου με πολλές γραμμές. Βασικές αρχές εξυπηρέτησης πελατών.

Λογιστικά/Οικονομικά: Βασική κατανόηση τιμολογίων, ΦΠΑ, και οικονομικών εγγράφων. Αν η εταιρεία χρησιμοποιεί συγκεκριμένο λογιστικό πρόγραμμα, θα πρέπει να το μάθεις γρήγορα.

Διαχείριση χρόνου: Ικανότητα να χειρίζεσαι πολλές εργασίες ταυτόχρονα και να τηρείς προθεσμίες. Οργάνωση προτεραιοτήτων και διαχείριση διακοπών.

Αν δεν γνωρίζεις κάποιον από αυτόν τον εξοπλισμό, είναι καλή ιδέα να το μάθεις εκ των προτέρων ή να ζητήσεις εκπαίδευση από την εταιρεία κατά την εισαγωγή σου.

Πώς θα τα μάθω όλα αυτά;

Για το Microsoft Office:

Excel (το πιο σημαντικό): Στο YouTube θα βρεις δωρεάν μαθήματα από κανάλια όπως “ExcelIsFun” ή “Microsoft Excel” στα αγγλικά, και ελληνικά κανάλια όπως “Excel Hellas”. Ξεκίνα με βασικά και προχώρα σταδιακά στις συναρτήσεις VLOOKUP, pivot tables. Η Microsoft προσφέρει δωρεάν online courses στο Microsoft Learn. Εξασκήσου δημιουργώντας φανταστικές λίστες παραγγελιών και υπολογίζοντας κόστη, εκπτώσεις, ΦΠΑ.

Word/PowerPoint/Outlook: Οι δωρεάν οδηγοί της Microsoft είναι εξαιρετικοί. Εξασκήσου γράφοντας επαγγελματικά emails, δημιουργώντας έγγραφα με σωστή μορφοποίηση και φτιάχνοντας απλές παρουσιάσεις.

Πληκτρολόγηση: Χρησιμοποίησε δωρεάν ιστοσελίδες όπως το TypingClub ή Keybr.com. Εξασκήσου 15-20 λεπτά καθημερινά – σε έναν μήνα θα δεις τεράστια βελτίωση.

Βασικές γνώσεις λογιστηρίου: Στο YouTube υπάρχουν πολλά ελληνικά κανάλια που εξηγούν βασικές έννοιες όπως τιμολόγια, ΦΠΑ, παραστατικά. Ψάξε για “βασικά λογιστηρίου” ή “τιμολόγηση για αρχάριους”.

Οργάνωση και διαχείριση χρόνου: Διάβασε άρθρα για productivity techniques όπως η μέθοδος Pomodoro ή Getting Things Done. Εξασκήσου χρησιμοποιώντας ημερήσιο planner ή apps όπως το Todoist.

Βασική τεχνολογία: Για troubleshooting, δες βίντεο στο YouTube για “basic computer problems” ή “Windows basics”. Μάθε να οργανώνεις αρχεία σε φακέλους με λογική δομή.

Εξυπηρέτηση πελατών: Διάβασε online οδηγούς για τηλεφωνική εξυπηρέτηση και επαγγελματική επικοινωνία. Εξασκήσου με φίλους παίζοντας ρόλους – εσύ να είσαι η γραμματέας και αυτοί οι πελάτες.

Πρακτικές συμβουλές:

Κάνε μια “προσομείωση”: Φτιάξε στο Excel ένα αρχείο με φανταστικά καταστήματα, προϊόντα καφέ, τιμές. Εξασκήσου παίρνοντας “παραγγελίες” και υπολογίζοντας συνολικά κόστη.

Καθημερινή πρακτική: Αφιέρωσε 30-45 λεπτά την ημέρα σε διαφορετικές δεξιότητες. Δευτέρα Excel, Τρίτη πληκτρολόγηση, κ.ο.κ.

Χρησιμοποίησε δωρεάν πόρους: Η βιβλιοθήκη Πατρών ή του πανεπιστημίου μπορεί να έχει βιβλία για Office. Το Coursera και το edX έχουν δωρεάν μαθήματα.

Ζήτησε βοήθεια: Αν έχεις φίλους που δουλεύουν σε γραφεία, ζήτησε τους να σου δείξουν πώς χειρίζονται καθημερινές εργασίες.

Προετοιμασία για τη συνέντευξη: Μπορείς να αναφέρεις ότι “παρακολουθείς εκπαιδευτικό υλικό για το Excel” – δείχνει προθυμία για μάθηση.

Ξεκίνα από το Excel καθώς είναι το πιο κρίσιμο, και σταδιακά πρόσθεσε τις άλλες δεξιότητες. Μετά από 2-3 εβδομάδες εντατικής εξάσκησης θα έχεις αρκετή βάση για να αισθάνεσαι άνετα.

Δείτε επίσης