Microsoft Access – Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων

Η Microsoft Access είναι ένα Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων ή ΣΔΒΔ (DataBase Management System – DBMS).

Ένα ΣΔΒΔ σας επιτρέπει να συγκεντρώνετε και να παρακολουθείτε δεδομένα σχετικά μ’ ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως

– οι υπάλληλοι μίας εταιρείας ή

– τα είδη μίας απογραφής ή

– οι πελάτες μίας εταιρείας ή

– οι πωλήσεις μίας εταιρείας ή

– η πορεία της μετοχής μίας εταιρείας ή

– τα πάγια μίας εταιρείας.

Στην Access αποθηκεύετε, ανακτάτε, και διαχειρίζεστε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας εκτός των άλλων, και τα παρακάτω αντικείμενα.

Αντικείμενο Σκοπός

Πίνακας (Table) Αποθήκευση δεδομένων με συγκεκριμένη μορφή

Ερώτημα (Query) Εντοπισμός αποθηκευμένων δεδομένων που ικανοποιούν συγκεκριμένα κριτήρια (για παράδειγμα, όλοι οι υπάλληλοι στη Αθήνα)

Φόρμα (Form) Εισαγωγή, παρουσίαση, τροποποίηση ή διαγραφή δεδομένων

Αναφορά (Report) Παρουσίαση δεδομένων στην οθόνη, ή εκτύπωση σε χαρτί

Στην Access, μία βάση δεδομένων είναι μία συλλογή αντικειμένων που δημιουργείτε για να παρακολουθείτε στοιχεία για ένα θέμα. Μπορείτε π.χ. να δημιουργήσετε μία βάση δεδομένων των “Υπαλλήλων” σας για να αποθηκεύετε δεδομένα σχετικά με τους υπαλλήλους της επιχείρησής σας σε πίνακες, να ενημερώνετε αυτές τις πληροφορίες χρησιμοποιώντας φόρμες και μετά να διατυπώσετε ερωτήματα (queries) και να τυπώσετε αναφορές.

Εγγραφές και Πεδία / Records and Fields

Οι πίνακες αποτελούν τον κορμό κάθε βάσης δεδομένων. Εκεί αποθηκεύονται τα δεδομένα με συγκεκριμένη δομή.

Οι πίνακες υποδιαιρούνται σε εγγραφές (records), κάθε μία από τις οποίες αντιστοιχεί σε κάθε μοναδικό άτομο ή πράγμα.

Σ’ έναν πίνακα “Υπαλλήλων”, θα πρέπει να διατηρήσετε τα στοιχεία της Μαρίας Δεληγιώργη σε μία εγγραφή και τα στοιχεία της Ελένης Παπαδοπούλου σε άλλη.

Τα δεδομένα των εγγραφών είναι τακτοποιημένα σε πεδία (fields).

Στον πίνακα “Υπαλλήλων”, κάθε πεδίο περιέχει ένα συγκεκριμένο κομμάτι πληροφοριών για έναν υπάλληλο, όπως το όνομα, το επίθετο, τη διεύθυνση κατοικίας, το τμήμα, το μηνιαίο μισθό, το φύλο, την οικογενειακή κατάσταση, τον τύπο απασχόλησης, τον ΑΦΜ, τον ΑΜΚΑ, τον αριθμό ταυτότητας και τον Αριθμό Υπαλλήλου.

Μπορείτε να θεωρήσετε τα πεδία σαν επίθετα που περιγράφουν το πρόσωπο ή το πράγμα.

Όλες οι εγγραφές έχουν την ίδια δομή πεδίων. Οι εγγραφές της Μαρίας Δεληγιώργη και της Ελένης Παπαδοπούλου, καθώς επίσης και όλων των άλλων υπαλλήλων, περιέχουν

ένα πεδίο Όνομα,

ένα πεδίο Επώνυμο,

ένα πεδίο Διεύθυνση Κατοικίας

κ. ο. κ.

Οι τιμές των πεδίων συνήθως διαφέρουν για κάθε εγγραφή.

Η Μαρία Δεληγιώργη και η Ελένη Παπαδοπούλου έχουν διαφορετικές τιμές στο πεδίο Αριθμός Υπαλλήλου αλλά, αν μένουν στην ίδια πολυκατοικία, θα έχουν την ίδια τιμή στο πεδίο Διεύθυνση Κατοικίας.

Στην Access, πρέπει να καθορίσετε τον τρόπο αποθήκευσης των δεδομένων στα πεδία. Για παράδειγμα, θα πρέπει μάλλον να αποθηκεύσετε ένα επώνυμο σαν text (κείμενο). Το Text είναι τύπος δεδομένων. (Στην Access, ο τύπος δεδομένων Text σας επιτρέπει να αποθηκεύετε και γράμματα και αριθμούς.)

Επειδή μπορείτε να θέλετε να κάνετε υπολογισμούς με το μηνιαίο μισθό κάποιου υπαλλήλου, πρέπει να αποθηκεύετε τα δεδομένα των μισθών ως τύπο δεδομένων που να περιορίζει ένα πεδίο σε χρηματικά ποσά. Γι’ αυτόν το λόγο, θα χρησιμοποιήσετε τον τύπο δεδομένων Currency (Χρηματική Μορφή) για το πεδίο Μηνιαίος Μισθός.

Η Access σας παρέχει πολλές επιλογές καθορισμού του τύπου των δεδομένων ενός πεδίου. Μπορείτε ακόμη και να ορίσετε τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου σαν OLE Object (Αντικείμενο ΣΕΑ), για να μπορείτε να αποθηκεύετε ήχους, γραφικά και ολόκληρα έγγραφα των Windows.

Η ΣΕΑ (Σύνδεση και Ενσωμάτωση Αντικειμένων) σας επιτρέπει να τοποθετείτε δεδομένα μίας εφαρμογής, όπως ένα πρόγραμμα ζωγραφικής ή σχεδίασης, σε μία άλλη εφαρμογή, όπως η Access.

#softexperia #database_management_systems / www.softexperia.com