Ένα Excel Dashboard που λειτουργεί σαν mini CRM/ERP για ομάδες Marketing

Στον σύγχρονο κόσμο του marketing, το μεγάλο ζητούμενο δεν είναι μόνο να σχεδιάζεις καμπάνιες, αλλά να μπορείς να τις οργανώνεις, να τις παρακολουθείς και να τις αξιολογείς με συστηματικό τρόπο. Ακριβώς αυτό κάνει ο συγκεκριμένος κώδικας Python: δημιουργεί αυτόματα ένα προηγμένο αρχείο Excel που λειτουργεί σαν mini CRM/ERP για διαφημιστικές καμπάνιες.

Ο κώδικας χρησιμοποιεί τη βιβλιοθήκη openpyxl και κατασκευάζει ένα πολυεπίπεδο workbook με διαφορετικά sheets, όπως καμπάνιες, personas, media plan, δημιουργικά, budgets, KPI calculations, αξιολόγηση και executive dashboard. Με απλά λόγια, δεν παράγει ένα απλό spreadsheet, αλλά ένα ολοκληρωμένο εργαλείο οργάνωσης και λήψης αποφάσεων.

Τι περιλαμβάνει το αρχείο Excel

Το αρχείο οργανώνει όλη τη λογική μιας διαφημιστικής καμπάνιας σε δομημένα φύλλα εργασίας:

• Campaign Overview για βασικά στοιχεία κάθε καμπάνιας
• Audience Personas για την περιγραφή του κοινού-στόχου
• Media Plan για τα κανάλια προβολής και την απόδοσή τους
• Creatives για slogans, μηνύματα και δημιουργικά
• Budget Tracking για έλεγχο σχεδιασμένου και πραγματικού κόστους
• KPI Calculations για δείκτες όπως CTR, CPA, ROI και ROAS
• Evaluation για συμπεράσματα και επόμενα βήματα
• Executive Dashboard με γραφήματα, φίλτρα και alerts

Πώς βοηθά μια ομάδα marketing

Η πραγματική αξία αυτού του αρχείου είναι ότι βοηθά την ομάδα marketing να δουλεύει πιο οργανωμένα και πιο στρατηγικά.

Πρώτον, προσφέρει κεντρική εικόνα όλων των καμπανιών. Αντί τα δεδομένα να είναι διάσπαρτα σε emails, presentations και διαφορετικά αρχεία, όλα συγκεντρώνονται σε ένα σημείο.

Δεύτερον, επιτρέπει παρακολούθηση της απόδοσης σε πραγματικό χρόνο. Οι υπεύθυνοι marketing μπορούν να δουν ποια καμπάνια αποδίδει καλύτερα, ποιο κανάλι έχει χαμηλό CTR, πού το CPA ξεπερνά τον στόχο ή ποια ενέργεια έχει overspend.

Τρίτον, βοηθά στην καλύτερη λήψη αποφάσεων. Με τα benchmarks, τα alerts και τα KPI dashboards, η ομάδα δεν βασίζεται μόνο στο ένστικτο, αλλά και σε πραγματικά δεδομένα.

Τέταρτον, λειτουργεί και ως εκπαιδευτικό εργαλείο. Είναι ιδανικό για φοιτητές, junior marketers ή μικρές επιχειρήσεις που θέλουν να κατανοήσουν στην πράξη πώς συνδέονται η στρατηγική, το δημιουργικό, το budget και η αξιολόγηση.

Γιατί είναι χρήσιμο

Το μεγάλο πλεονέκτημα αυτού του συστήματος είναι ότι μετατρέπει το Excel από ένα απλό εργαλείο καταχώρισης σε ένα λειτουργικό περιβάλλον marketing management. Δηλαδή, επιτρέπει σε μια ομάδα να βλέπει όχι μόνο τι κάνει, αλλά και αν αυτό που κάνει έχει αποτέλεσμα.

Με λίγα λόγια, ο κώδικας αυτός δεν δημιουργεί απλώς ένα αρχείο. Δημιουργεί μια δομημένη μεθοδολογία παρακολούθησης και αξιολόγησης διαφημιστικών καμπανιών, που βοηθά μια ομάδα marketing να είναι πιο αποτελεσματική, πιο οργανωμένη και πιο data-driven.

Αdvanced Dashboard με γραφήματα και αυτοματισμούς (automation)

Με αυτό το αρχείο θα μπορείτε να:

• σχεδιάζετε καμπάνια
• καταχωρείτε budget
• παρακολουθείτε media performance
• αξιολογείτε ROI/KPIs
• τεκμηριώνετε γιατί επιλέξατε συγκεκριμένα μέσα και δημιουργικά
• προτείνετε βελτιώσεις

Download excel file

build_marketing_dashboard.py → HTML viewer to build advertising_mini_crm_dashboard.xlsx

Workbook structure

1. Campaign_Overview

Στήλες:

• Campaign_ID
• Campaign_Name
• Brand
• Objective
• Funnel_Stage
• Target_Audience
• Start_Date
• End_Date
• Owner
• Status
• Planned_Budget
• Actual_Spend

Automation:

• Variance = Planned_Budget-Actual_Spend
• conditional formatting:
  • negative variance = red
  • positive variance = green
• dropdowns:
  • Status: Planned, Active, Paused, Completed
  • Funnel_Stage: Awareness, Consideration, Conversion, Retention

2. Audience_Personas

Στήλες:

• Persona_ID
• Persona_Name
• Age_Range
• Gender
• Interests
• Needs
• Pain_Points
• Preferred_Channel
• Buying_Motivation

3. Media_Plan

Στήλες:

• Campaign_ID
• Channel
• Format
• Objective
• Start_Date
• End_Date
• Planned_Budget
• Reach
• Impressions
• Clicks
• CTR
• CPC
• Conversions
• CPA

Formulas:

• CTR = Clicks/Impressions
• CPC = Planned_Budget/Clicks
• CPA = Planned_Budget/Conversions

4. Creatives

Στήλες:

• Creative_ID
• Campaign_ID
• Type
• Headline
• Message
• Slogan
• CTA
• USP
• Status
• Approval_Date

Dropdowns:

• Type: Banner, Post, Story, Video, Email, Landing Page
• Status: Draft, Approved, Live, Rejected

5. Budget_Tracking

Στήλες:

• Campaign_ID
• Channel
• Planned
• Actual
• Difference
• Difference_%
• Notes

Formulas:

• Difference = Planned-Actual
• Difference_% = Difference/Planned

6. KPI_Raw_Data

Στήλες:

• Date
• Campaign_ID
• Channel
• Impressions
• Reach
• Clicks
• Conversions
• Revenue
• Spend
• Engagements
• Video_Views

7. KPI_Calculations

Στήλες:

• Campaign_ID
• Total_Impressions
• Total_Clicks
• Total_Conversions
• Total_Spend
• Total_Revenue
• CTR
• Conversion_Rate
• CPC
• CPA
• ROI
• ROAS
• Engagement_Rate

Key formulas:

• CTR = Total_Clicks/Total_Impressions
• Conversion_Rate = Total_Conversions/Total_Clicks
• CPC = Total_Spend/Total_Clicks
• CPA = Total_Spend/Total_Conversions
• ROI = (Total_Revenue-Total_Spend)/Total_Spend
• ROAS = Total_Revenue/Total_Spend
• Engagement_Rate = Engagements/Reach

8. Evaluation

Στήλες:

• Campaign_ID
• Goal_Achieved
• KPI_Result
• Insights
• What_Worked
• What_Did_Not_Work
• Recommendation
• Next_Action

---

Dashboard sheet: Executive_Dashboard

KPI cards at top

• Total Budget
• Total Spend
• Total Revenue
• Total Conversions
• Avg CTR
• Avg CPA
• Avg ROI
• Avg ROAS

Use formulas like:

• =SUM(Budget_Tracking!C:C)
• =SUM(KPI_Calculations!F:F)
• =AVERAGE(KPI_Calculations!G:G)

Charts

1. Spend vs Revenue by Campaign
   Clustered column chart
2. Impressions / Clicks / Conversions Funnel
   Funnel or stacked bar
3. CTR by Channel
   Bar chart
4. ROI by Campaign
   Column chart with red/green data labels
5. Budget Variance by Channel
   Bar chart
6. Engagement Rate by Creative Type
   Column chart

Filters / slicers

• Campaign
• Channel
• Status
• Funnel Stage
• Date

---

Demo data

Βάλε 4 campaigns:

• Summer Coffee Launch
• Fitness Subscription Promo
• Back to School Stationery
• Eco Clothing Awareness

Channels:

• Instagram Ads
• Google Search
• TikTok
• Email
• Influencer
• Outdoor

---

Automation ideas

• traffic light icons for ROI:
  • ROI < 0 = red
  • 0–20% = yellow

  • 20% = green

• top performer formula:
  • =INDEX(A:A,MATCH(MAX(J:J),J:J,0))
• alerts:
  • if CPA > target, highlight orange
  • if CTR < benchmark, highlight red

 

 

Τι προσθέτει η Version 2

Πέρα από τη Version 1, προσθέτει:

• slicer-like φίλτρα με dropdowns στο Executive_Dashboard
  • Brand
  • Status
  • Funnel Stage
  • Owner
  • Channel
• target benchmarks
  • CTR_Benchmark
  • CPA_Target
  • ROI_Target
• automatic alerts
  • Low CTR
  • High CPA
  • Low ROI
  • Low CTR + High CPA + Low ROI
• budget alerts
  • Overspend
  • Under Budget
  • On Budget
• extra charts
  • Revenue trend
  • καλύτερα campaigns
  • alert counters

Τι να περιμένεις

Το dashboard δεν έχει “real slicers” όπως τα PivotTables του Excel desktop, αλλά έχει dropdown φίλτρα τύπου slicer-like control, που είναι πολύ πιο εύκολο να παραχθούν με Python και openpyxl.

Download excel file Version 2

build_marketing_dashboard_v2.py → HTML viewer to build advertising_mini_crm_dashboard_v2.xlsx