20 ερωτήσεις και απαντήσεις γραμματειακής υποστήριξης

20 ερωτήσεις και απαντήσεις γραμματειακής υποστήριξης

1. Τι είναι ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR);

Ο GDPR είναι ο νόμος της Ευρωπαϊκής Ένωσης που προστατεύει τα θεμελιώδη δικαιώματα και ελευθερίες των φυσικών προσώπων μέσω της προστασίας των προσωπικών δεδομένων.

2. Ποια είναι η διαδικασία διαχείρισης εγγράφων;

Η διαχείριση εγγράφων περιλαμβάνει τη δημιουργία, έκδοση, διανομή, αρχειοθέτηση, διατήρηση, αποθήκευση και διάθεση εγγράφων με διοικητικά και νομικά ορθό τρόπο.

3. Τι είναι η θεματική ταξινόμηση εγγράφων;

Η θεματική ταξινόμηση είναι η κατάταξη εγγράφων βάσει περιεχομένου μιας ή περισσότερων προκαθορισμένων κατηγοριών (θέματα).

4. Ποια είναι τα κύρια στοιχεία ενός αρχειακού υλικού;

Περιλαμβάνουν τα πνευματικά στοιχεία, τα φυσικά χαρακτηριστικά και τα στοιχεία που αφορούν το μέσο εμφάνισης.

5. Πότε απαιτείται η εκτίμηση επιπτώσεων για την προστασία δεδομένων (DPIA);

Απαιτείται όταν η επεξεργασία δεδομένων ενέχει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα των ατόμων, όπως η χρήση αυτοματοποιημένων μηχανισμών επεξεργασίας και δημιουργίας προφίλ.

6. Ποια είναι τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων στον GDPR;

Περιλαμβάνουν δικαιώματα όπως πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή (δικαίωμα στη λήθη), περιορισμός επεξεργασίας, φορητότητα και αντίρρηση.

7. Πότε επιτρέπεται η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων;

Επιτρέπεται μόνο όταν υπάρχει νόμιμη βάση, όπως συγκατάθεση, συμβατική υποχρέωση, νομική υποχρέωση ή προστασία ζωτικών συμφερόντων.

8. Τι είναι η εμπορική αλληλογραφία;

Είναι η επικοινωνία μεταξύ εμπορικών, βιοτεχνικών, βιομηχανικών επιχειρήσεων και ιδιωτικών φορέων παροχής υπηρεσιών για εμπορικούς σκοπούς.

9. Τι σημαίνει «δικαίωμα στη λήθη»;

Το δικαίωμα ενός ατόμου να ζητήσει τη διαγραφή των προσωπικών του δεδομένων, όταν αυτά δεν είναι πλέον απαραίτητα.

10. Ποιες είναι οι κύριες μέθοδοι ταξινόμησης εγγράφων;

Περιλαμβάνουν τη θεματική, χρονολογική, αλφαβητική και γεωγραφική μέθοδο ταξινόμησης.

11. Ποια είναι τα κύρια μέρη μιας επαγγελματικής επιστολής;

Η επικεφαλίδα, ημερομηνία, διεύθυνση του παραλήπτη, προσφώνηση, κύριο σώμα, κλείσιμο και υπογραφή.

12. Τι είναι η προστασία δεδομένων εκ σχεδιασμού και εξ ορισμού;

Είναι η αρχή που απαιτεί από τις επιχειρήσεις να λαμβάνουν υπόψη την προστασία δεδομένων από το στάδιο σχεδιασμού των συστημάτων τους.

13. Πότε απαιτείται ορισμός υπεύθυνου προστασίας δεδομένων (DPO);

Όταν μια επιχείρηση επεξεργάζεται ειδικές κατηγορίες δεδομένων σε μεγάλη κλίμακα ή παρακολουθεί άτομα σε συστηματική βάση.

14. Ποια είναι τα χαρακτηριστικά μιας καλής επιστολής;

Πρέπει να είναι καλαίσθητη, κατανοητή, σύντομη και να εκφράζει την καλή θέληση του αποστολέα.

15. Τι είναι τα πρωτογενώς ψηφιακά αρχεία;

Είναι αρχεία που δημιουργήθηκαν απευθείας σε ψηφιακή μορφή, όπως ψηφιακές φωτογραφίες και ηλεκτρονικά έγγραφα.

16. Ποιοι είναι οι τύποι προσωπικών δεδομένων που απαιτούν ειδική προστασία;

Περιλαμβάνουν δεδομένα όπως φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, πολιτικά φρονήματα, θρησκευτικές πεποιθήσεις, γενετικά και βιομετρικά δεδομένα.

17. Ποια είναι τα κύρια χαρακτηριστικά της μεθόδου θεματικής ταξινόμησης;

Η ένταξη εγγράφων με συναφές αντικείμενο σε ενιαίους φακέλους, απαιτώντας όμως πείρα από το προσωπικό.

18. Τι είναι η εφαρμογή εμπορικής διαχείρισης;

Είναι η μηχανογραφική οργάνωση μιας επιχείρησης για διαχείριση πελατών, προμηθευτών, αποθήκης και χρηματοοικονομικών συναλλαγών.

19. Ποιες είναι οι προϋποθέσεις για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων;

Πρέπει να υπάρχει νόμιμη βάση και η επεξεργασία να είναι θεμιτή και σύννομη.

20. Ποιες είναι οι βασικές αρχές της αποτελεσματικής συγγραφής κειμένων;

Περιλαμβάνουν τη σαφήνεια, τη συντομία, την καλή θέληση και την πειστικότητα.