10 ερωτήσεις και απαντήσεις σχετικά με ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Ερώτηση 1 Το περιβάλλον του γραφείου Α. επηρεάζει σε σημαντικό βαθμό την απόδοση των εργαζομένων μέσα σε μια επιχείρηση. (σωστή απάντηση) Β. δεν επηρεάζει την απόδοση των εργαζομένων μέσα σε μια επιχείρηση. Ερώτηση 2 Ο σχεδιασμός του εργασιακού περιβάλλοντος πρέπει να γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να δημιουργήσει μια «φιλική» σχέση μεταξύ του εργαζόμενου και του χώρου στον οποίο εργάζεται. Α. Σωστό (σωστή απάντηση) Β. Λάθος Ερώτηση 3 Η εξασφάλιση ικανοποιητικού εξοπλισμού συμβάλλει : Α. Στον περιορισμό του κόστους Β. Στη βελτιωμένη απόδοση και στην ακρίβεια Γ. Στην αύξηση των δυνατοτήτων παρουσίασης επεξεργασμένων πληροφοριών και στοιχείων. Δ. Όλα τα παραπάνω (σωστή απάντηση) Ερώτηση 4 Η μηχανοργάνωση είναι αναγκαία και χρήσιμη για τους παρακάτω λόγους: Α. Επιτυγχάνεται αύξηση της ταχύτητας της εκτελούμενης εργασίας (σωστή απάντηση) Β. Καταβολή λιγότερης προσπάθειας Γ. Μεγαλύτερη ακρίβεια Δ. Μείωση του μισθολογικού κόστους Ερώτηση 5 Το OCR μπορεί…
Αποτελεσματική Οργάνωση Γραφείου: 10 Σημαντικές Ερωτήσεις και Απαντήσεις για τον Εξοπλισμό Ερώτηση 1 Το περιβάλλον του γραφείου Α. επηρεάζει σε σημαντικό βαθμό την απόδοση των εργαζομένων μέσα σε μια επιχείρηση. (σωστή απάντηση) Β. δεν επηρεάζει την απόδοση των εργαζομένων μέσα σε μια επιχείρηση. Ερώτηση 2 Ο σχεδιασμός του εργασιακού περιβάλλοντος πρέπει να γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να δημιουργήσει μια «φιλική» σχέση μεταξύ του εργαζόμενου και του χώρου στον οποίο εργάζεται. Α. Σωστό (σωστή απάντηση) Β. Λάθος Ερώτηση 3 Η εξασφάλιση ικανοποιητικού εξοπλισμού συμβάλλει : Α. Στον περιορισμό του κόστους Β. Στη βελτιωμένη απόδοση και στην ακρίβεια Γ. Στην αύξηση των δυνατοτήτων παρουσίασης επεξεργασμένων πληροφοριών και στοιχείων. Δ. Όλα τα παραπάνω (σωστή απάντηση) Ερώτηση 4 Η μηχανοργάνωση είναι αναγκαία και χρήσιμη για τους παρακάτω λόγους: Α. Επιτυγχάνεται αύξηση της ταχύτητας της εκτελούμενης εργασίας (σωστή απάντηση) Β. Καταβολή λιγότερης προσπάθειας Γ. Μεγαλύτερη ακρίβεια Δ. Μείωση του μισθολογικού κόστους…
KPIs για Γραμματειακή Υποστήριξη Αυτοί οι δείκτες βοηθούν στην αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας, της αποδοτικότητας και της ποιότητας της γραμματειακής υποστήριξης. I. KPIs Σχετικά με τη Διαχείριση Εγγράφων και Πληροφοριών Αριθμός Αρχειοθετημένων Εγγράφων: Συνολικός αριθμός εγγράφων που αρχειοθετήθηκαν σωστά εντός μιας συγκεκριμένης περιόδου. Ποσοστό Σφαλμάτων Αρχειοθέτησης: Αριθμός λανθασμένα αρχειοθετημένων εγγράφων σε σχέση με το σύνολο. Χρόνος Ανάκτησης Εγγράφων: Μέσος χρόνος που απαιτείται για την εύρεση και ανάκτηση ενός συγκεκριμένου εγγράφου. Ποσοστό Ψηφιοποιημένων Εγγράφων: Αναλογία ψηφιοποιημένων εγγράφων προς το σύνολο των φυσικών εγγράφων. II. KPIs Σχετικά με τη Διαχείριση Επικοινωνιών Χρόνος Απόκρισης σε Email/Τηλέφωνα: Μέσος χρόνος που απαιτείται για την απάντηση σε email ή την εξυπηρέτηση τηλεφωνικών κλήσεων. Αριθμός Εισερχόμενων/Εξερχόμενων Κλήσεων: Ο συνολικός όγκος επικοινωνίας που διαχειρίζεται το γραμματειακό προσωπικό. Ποσοστό Επίλυσης Αιτημάτων στην Πρώτη Επαφή: Αναλογία αιτημάτων που επιλύθηκαν άμεσα, χωρίς περαιτέρω παρακολούθηση. Βαθμολογία Ικανοποίησης Εσωτερικών/Εξωτερικών Πελατών: Αξιολόγηση της ποιότητας της επικοινωνίας από τους παραλήπτες (μέσω ερευνών ή ανατροφοδότησης). III. KPIs…
20 ερωτήσεις και απαντήσεις γραμματειακής υποστήριξης Τι είναι ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR); Ο GDPR είναι ο νόμος της Ευρωπαϊκής Ένωσης που προστατεύει τα θεμελιώδη δικαιώματα και ελευθερίες των φυσικών προσώπων μέσω της προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Ποια είναι η διαδικασία διαχείρισης εγγράφων; Η διαχείριση εγγράφων περιλαμβάνει τη δημιουργία, έκδοση, διανομή, αρχειοθέτηση, διατήρηση, αποθήκευση και διάθεση εγγράφων με διοικητικά και νομικά ορθό τρόπο. Τι είναι η θεματική ταξινόμηση εγγράφων; Η θεματική ταξινόμηση είναι η κατάταξη εγγράφων βάσει περιεχομένου μιας ή περισσότερων προκαθορισμένων κατηγοριών (θέματα). Ποια είναι τα κύρια στοιχεία ενός αρχειακού υλικού; Περιλαμβάνουν τα πνευματικά στοιχεία, τα φυσικά χαρακτηριστικά και τα στοιχεία που αφορούν το μέσο εμφάνισης. Πότε απαιτείται η εκτίμηση επιπτώσεων για την προστασία δεδομένων (DPIA); Απαιτείται όταν η επεξεργασία δεδομένων ενέχει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα των ατόμων, όπως η χρήση αυτοματοποιημένων μηχανισμών επεξεργασίας και δημιουργίας προφίλ. Ποια είναι τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων…