Μετατρέποντας μια λίστα προϊόντων Excel σε έξυπνους γραμμωτούς κώδικες (barcodes), QR codes και οπτικές καταγραφές αποθέματος

Σε πολλές αποθήκες, η διαχείριση αποθέματος εξακολουθεί να βασίζεται σε υπολογιστικά φύλλα γεμάτα κωδικούς προϊόντων, περιγραφές και ποσότητες. Το Excel είναι χρήσιμο, αλλά όταν οι εργαζόμενοι πρέπει να αναγνωρίσουν γρήγορα εκατοντάδες παρόμοια προϊόντα, το κείμενο και οι αριθμοί δεν είναι πάντοτε αρκετά.

Τι θα γινόταν εάν το ίδιο αρχείο Excel μπορούσε να δημιουργεί αυτόματα σαρώσιμους γραμμωτούς κώδικες, QR codes και οπτικές καρτέλες προϊόντων;

Αυτή η εφαρμογή Python αναπτύχθηκε ακριβώς γι’ αυτόν τον σκοπό.

Από τα δεδομένα του Excel σε έτοιμους κωδικούς προϊόντων

Η εφαρμογή διαβάζει τις πληροφορίες των προϊόντων απευθείας από ένα αρχείο Excel ή CSV. Κάθε γραμμή μπορεί να περιλαμβάνει πεδία όπως:

• Κωδικός προϊόντος
• Ονομασία προϊόντος
• Τιμή προϊόντος
• Κατηγορία προϊόντος
• Γραμμωτός κώδικας EAN-13
• Περιεχόμενο QR code
• Εικόνα προϊόντος
• Τύπος εξόδου

Χρησιμοποιώντας αυτές τις πληροφορίες, η εφαρμογή δημιουργεί αυτόματα μια ξεχωριστή εικόνα γραμμωτού κώδικα και QR code για κάθε προϊόν.

Πριν ξεκινήσει η διαδικασία, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει εάν στις παραγόμενες εικόνες θα εμφανίζονται επίσης ο κωδικός, η ονομασία και η τιμή του προϊόντος.

Εικόνα κατηγορίας ή πραγματική φωτογραφία του προϊόντος

Ένα ιδιαίτερα ενδιαφέρον χαρακτηριστικό είναι η δυνατότητα επιλογής ανάμεσα σε δύο διαφορετικά οπτικά στυλ.

Η πρώτη επιλογή χρησιμοποιεί μια απλή εικονογράφηση της κατηγορίας. Για παράδειγμα, ένα έπιπλο μπορεί να απεικονίζεται με μια καρέκλα, ένα είδος ένδυσης με ένα μπλουζάκι, ενώ οι υπόλοιπες κατηγορίες μπορούν να διαθέτουν τις δικές τους εύκολα αναγνωρίσιμες εικόνες.

Η δεύτερη επιλογή χρησιμοποιεί την πραγματική φωτογραφία του προϊόντος.

Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι μπορούν να αναγνωρίσουν οπτικά ένα είδος πριν ακόμη διαβάσουν την περιγραφή ή σαρώσουν τον κωδικό του. Σε μια πολυάσχολη αποθήκη, αυτό μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα χρήσιμο όταν τα προϊόντα έχουν παρόμοιους κωδικούς, συσκευασίες ή ονομασίες.

Ένας οπτικός κατάλογος αποθέματος στο Excel

Η εφαρμογή μπορεί επίσης να δημιουργήσει ένα νέο βιβλίο εργασίας Excel που περιλαμβάνει:

• Τις αρχικές πληροφορίες των προϊόντων
• Την πραγματική εικόνα κάθε προϊόντος
• Την παραγόμενη εικόνα του γραμμωτού κώδικα
• Την παραγόμενη εικόνα του QR code

Οι εικόνες ενσωματώνονται απευθείας στο υπολογιστικό φύλλο και αλλάζουν μέγεθος αναλογικά. Το ύψος των γραμμών και το πλάτος των στηλών προσαρμόζονται αυτόματα, δημιουργώντας έναν συμπαγή και εύχρηστο οπτικό κατάλογο προϊόντων.

Το αρχικό αρχείο Excel παραμένει αμετάβλητο. Δημιουργείται ένα ξεχωριστό βιβλίο εργασίας με τις πρόσθετες στήλες εικόνων.

Πώς μπορεί να βοηθήσει μια αποθήκη;

Αυτός ο τύπος αυτοματοποίησης μπορεί να υποστηρίξει πολλές καθημερινές εργασίες μιας αποθήκης:

• Ταχύτερη αναγνώριση προϊόντων
• Ευκολότερους ελέγχους αποθέματος και κυκλικές απογραφές
• Σαφέστερες οδηγίες συλλογής και συσκευασίας παραγγελιών
• Λιγότερα λάθη μεταξύ παρόμοιων προϊόντων
• Ταχύτερη προετοιμασία ετικετών προϊόντων
• Καλύτερη επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων της αποθήκης και του γραφείου
• Οπτικές λίστες αποθέματος για την εκπαίδευση νέου προσωπικού
• Ευκολότερη σύνδεση μεταξύ φυσικών προϊόντων και ψηφιακών πληροφοριών

Ένα QR code μπορεί επίσης να περιέχει πολύ περισσότερα από έναν απλό κωδικό προϊόντος. Μπορεί να οδηγεί σε μια σελίδα προϊόντος, σε τεχνικές προδιαγραφές, οδηγίες αποθήκευσης, πληροφορίες εγγύησης ή σε μια εσωτερική εγγραφή του συστήματος αποθέματος.

Χρήσιμο και πέρα από την αποθήκη

Το ίδιο σύστημα μπορεί να ωφελήσει επιχειρήσεις λιανικής και χονδρικής πώλησης, διανομείς, κατασκευαστές και εταιρείες ηλεκτρονικού εμπορίου.

Για παράδειγμα, μια επιχείρηση θα μπορούσε να το χρησιμοποιήσει για τη δημιουργία:

• Καταλόγων προϊόντων
• Ετικετών ραφιών και θέσεων αποθήκευσης
• Λιστών συλλογής παραγγελιών με εικόνες προϊόντων
• Τιμοκαταλόγων με QR codes
• Φύλλων αναγνώρισης προϊόντων
• Εσωτερικών εγγράφων ελέγχου αποθέματος
• Ετικετών για εκθέσεις ή εκθεσιακούς χώρους
• Οπτικών αρχείων αγορών και πωλήσεων

Επειδή η εφαρμογή λειτουργεί με δεδομένα από αρχεία Excel ή CSV, μπορεί να ενσωματωθεί στις υπάρχουσες διαδικασίες μιας επιχείρησης χωρίς να απαιτείται η εγκατάσταση μιας εντελώς νέας πλατφόρμας διαχείρισης αποθέματος.

Αυτοματοποίηση χωρίς απώλεια ελέγχου

Ο στόχος δεν είναι απλώς η δημιουργία εντυπωσιακών κωδικών. Ο πραγματικός στόχος είναι η μετατροπή των υπαρχόντων δεδομένων προϊόντων σε κάτι πιο πρακτικό για τις καθημερινές λειτουργίες της επιχείρησης.

Ο χρήστης εξακολουθεί να ελέγχει:

• Ποια προϊόντα θα υποβληθούν σε επεξεργασία
• Εάν θα δημιουργηθεί γραμμωτός κώδικας, QR code ή και τα δύο
• Ποιες πληροφορίες θα εμφανίζονται στις εικόνες
• Εάν θα χρησιμοποιούνται εικόνες κατηγορίας ή πραγματικές φωτογραφίες προϊόντων
• Πού θα αποθηκεύονται τα παραγόμενα αρχεία
• Εάν θα δημιουργείται ένας νέος οπτικός κατάλογος Excel

Η εφαρμογή ελέγχει επίσης τα ψηφία των κωδικών EAN-13, επαληθεύει τις διαδρομές των αρχείων εικόνας και αναφέρει τα αρχεία που λείπουν, εμφανίζοντας συγκεκριμένα μηνύματα σφάλματος για κάθε προϊόν.

Μια σημαντική πρακτική παράμετρος

Τα διακοσμητικά στοιχεία και οι φωτογραφίες των προϊόντων τοποθετούνται έξω από τις προστατευμένες περιοχές σάρωσης. Παρ’ όλα αυτά, κάθε τελικός γραμμωτός κώδικας και QR code θα πρέπει να δοκιμάζεται με τους σαρωτές, τις κινητές συσκευές και τους εκτυπωτές που θα χρησιμοποιηθούν στο πραγματικό εργασιακό περιβάλλον.

Η ποιότητα εκτύπωσης, οι διαστάσεις της ετικέτας και η απόσταση σάρωσης μπορούν να επηρεάσουν το τελικό αποτέλεσμα.

Από ένα απλό υπολογιστικό φύλλο σε ένα πρακτικό εργαλείο αποθέματος

Αυτό το έργο δείχνει πώς μια γνώριμη λίστα προϊόντων στο Excel μπορεί να αποτελέσει τη βάση για μια πιο οπτική και αποτελεσματική διαδικασία διαχείρισης αποθέματος.

Αντί η επιχείρηση να δημιουργεί χειροκίνητα κωδικούς, να αντιστοιχίζει εικόνες και να προετοιμάζει ξεχωριστούς καταλόγους, μπορεί να αυτοματοποιήσει ολόκληρη τη διαδικασία χρησιμοποιώντας ένα μόνο, σωστά δομημένο αρχείο.

Για αποθήκες και επιχειρήσεις που επιδιώκουν να μειώσουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, να βελτιώσουν την αναγνώριση των προϊόντων και να περιορίσουν τα λάθη στη διαχείριση αποθέματος, αυτό αποτελεί ένα πρακτικό παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο μια σχετικά απλή αυτοματοποίηση μπορεί να προσφέρει άμεση λειτουργική αξία.

How to run it: py –3.11 artistic_codes_v5.py artistic_codes_demo_v5.xlsx —output-dir generated_codes

py files : artistic_codes_v5.py, create_excel_with_embedded_images.py

excel files : artistic_codes_demo_v5.xlsx, artistic_codes_demo_v5_WITH_EMBEDDED_IMAGES.xlsx

All Generated Codes

Chair Barcode

Chair QR