Εσωτερική επικοινωνία στην επιχείρηση

Παρακάτω είναι μια σύντομη θεωρητική παρουσίαση κάθετης και οριζόντιας επικοινωνίας μαζί με παραδείγματα για το μάθημα Επιχειρησιακές Επικοινωνίες:

Εσωτερική Επικοινωνία στην Επιχείρηση

Η εσωτερική επικοινωνία αφορά την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των εργαζομένων και των τμημάτων μέσα σε μια επιχείρηση. Στόχος της είναι η σωστή συνεργασία, η αποτελεσματική λήψη αποφάσεων και η ομαλή λειτουργία του οργανισμού.

Η εσωτερική επικοινωνία διακρίνεται κυρίως σε δύο βασικές κατηγορίες:

• Κάθετη επικοινωνία (Vertical Communication)
• Οριζόντια επικοινωνία (Horizontal Communication)

1. Κάθετη Επικοινωνία (Vertical Communication)

Η κάθετη επικοινωνία πραγματοποιείται μεταξύ διαφορετικών επιπέδων ιεραρχίας μέσα σε έναν οργανισμό.

Δηλαδή, η επικοινωνία γίνεται:

• από τη διοίκηση προς τους εργαζομένους (καθοδική επικοινωνία) ή
• από τους εργαζομένους προς τη διοίκηση (ανοδική επικοινωνία)

Σκοπός της κάθετης επικοινωνίας

Η κάθετη επικοινωνία χρησιμοποιείται για:

• μεταφορά οδηγιών και αποφάσεων της διοίκησης
• ενημέρωση για πολιτικές και κανονισμούς της επιχείρησης
• αναφορά προβλημάτων ή αποτελεσμάτων εργασίας
• αξιολόγηση απόδοσης εργαζομένων

Παραδείγματα μέσων κάθετης επικοινωνίας

• υπηρεσιακά σημειώματα (memos)
• email από τη διοίκηση
• αναφορές εργαζομένων
• συναντήσεις με προϊσταμένους
• εσωτερικές ανακοινώσεις

Παράδειγμα Κάθετης Επικοινωνίας

Ο διευθυντής πωλήσεων αποστέλλει email στους υπαλλήλους του τμήματος:

Θέμα: Νέος στόχος πωλήσεων για το επόμενο τρίμηνο

Αγαπητοί συνεργάτες,

Σας ενημερώνουμε ότι για το επόμενο τρίμηνο ο στόχος του τμήματος πωλήσεων αυξάνεται κατά 10%. Παρακαλούμε να προσαρμόσετε τις ενέργειες πωλήσεων σύμφωνα με τη νέα στρατηγική.

Για οποιαδήποτε απορία μπορείτε να επικοινωνήσετε με το γραφείο μου.

Με εκτίμηση
Διευθυντής Πωλήσεων

➡ Σε αυτό το παράδειγμα η πληροφορία μεταφέρεται από τη διοίκηση προς τους εργαζομένους.

2. Οριζόντια Επικοινωνία (Horizontal Communication)

Η οριζόντια επικοινωνία πραγματοποιείται μεταξύ εργαζομένων που βρίσκονται στο ίδιο ιεραρχικό επίπεδο μέσα στην επιχείρηση.

Συνήθως αφορά:

• συνεργασία μεταξύ τμημάτων
• συντονισμό εργασιών
• ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ συναδέλφων

Σκοπός της οριζόντιας επικοινωνίας

Η οριζόντια επικοινωνία βοηθά:

• στη συνεργασία των ομάδων
• στη γρήγορη επίλυση προβλημάτων
• στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας
• στην καλύτερη οργάνωση της εργασίας

Παραδείγματα μέσων οριζόντιας επικοινωνίας

• εταιρικό chat (Teams, Slack)
• συναντήσεις μεταξύ τμημάτων
• email μεταξύ συναδέλφων
• κοινά έγγραφα εργασίας
• τηλεδιασκέψεις ομάδων

Παράδειγμα Οριζόντιας Επικοινωνίας

Υπάλληλος του τμήματος marketing επικοινωνεί με το τμήμα πωλήσεων:

Email

Θέμα: Πληροφορίες για το νέο προϊόν

Καλημέρα Γιώργο,

Θα ήθελα κάποιες πληροφορίες σχετικά με τις πωλήσεις του νέου προϊόντος για να προετοιμάσουμε την καμπάνια προώθησης.

Μπορείς να μου στείλεις τα στοιχεία πωλήσεων της τελευταίας εβδομάδας;

Ευχαριστώ πολύ.

Μαρία
Τμήμα Marketing

➡ Σε αυτή την περίπτωση η επικοινωνία γίνεται μεταξύ εργαζομένων στο ίδιο επίπεδο.

✅ Συμπέρασμα

Για να λειτουργεί αποτελεσματικά μια επιχείρηση χρειάζεται να υπάρχει ισορροπία μεταξύ:

• κάθετης επικοινωνίας (διοίκηση – εργαζόμενοι)
• οριζόντιας επικοινωνίας (μεταξύ συναδέλφων)

Η σωστή χρήση και των δύο μορφών επικοινωνίας συμβάλλει στη βελτίωση της συνεργασίας, στην αποφυγή λαθών και στην αποτελεσματική λειτουργία της επιχείρησης.