Οργάνωση Τμημάτων & Ρόλοι στη Διοίκηση

Οργάνωση Τμημάτων & Ρόλοι στη Διοίκηση

Εφαρμογή σε HR, Marketing, Οικονομικό & Λειτουργικό Τμήμα

Στον Δευτερογενή & Τριτογενή Τομέα

❖ 1. Εισαγωγή στην Οργάνωση Τμημάτων στις Επιχειρήσεις

Η οργανωτική δομή είναι ο τρόπος με τον οποίο μια επιχείρηση χωρίζει την εργασία σε τμήματα, καθορίζει αρμοδιότητες, ιεραρχία και επικοινωνία.
Στόχοι οργάνωσης:

• Αποτελεσματική λειτουργία
• Καθαροί ρόλοι και ευθύνες
• Αποδοτικότητα πόρων
• Συντονισμός μεταξύ τμημάτων
• Έλεγχος και παρακολούθηση αποτελεσμάτων

Κάθε επιχείρηση – μικρή ή μεγάλη – χρειάζεται βασικά τμήματα. Τα πιο θεμελιώδη είναι:

1. Human Resources (HR)
2. Marketing
3. Οικονομικό Τμήμα (Finance)
4. Λειτουργικό/Παραγωγής ή Operations

❖ 2. Διαφορά Δευτερογενή – Τριτογενή Τομέα

❖ 3. Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού (HR)

Ρόλος HR:

• Στελέχωση (προσλήψεις)
• Εκπαίδευση & ανάπτυξη στελεχών
• Μισθοδοσία & συμβάσεις
• Αξιολόγηση προσωπικού
• Υγεία & ασφάλεια εργασίας
• Διαχείριση εργασιακών σχέσεων και κουλτούρας

Στη βιομηχανία (δευτερογενής):

• Έμφαση σε εργαζόμενους παραγωγής
• Τήρηση κανόνων ασφαλείας
• Βάρδιες, ωράρια, μετατόπιση προσωπικού ανά γραμμή παραγωγής
  Παράδειγμα:
  Σε βιομηχανία τροφίμων (π.χ., εργοστάσιο παγωτού), το HR συντονίζει πρόσληψη εποχικού προσωπικού, εκπαιδεύσεις σε κανόνες υγιεινής και ασφάλειας και αξιολογεί αποδοτικότητα στη γραμμή παραγωγής.

Στις υπηρεσίες (τριτογενής):

• Έμφαση σε εξυπηρέτηση πελατών και δεξιότητες επικοινωνίας
• Εκπαίδευση για customer service
• Συστήματα bonus σε πωλήσεις
  Παράδειγμα:
  Σε ξενοδοχείο, το HR εκπαιδεύει προσωπικό υποδοχής, house-keeping και F&B, σχεδιάζει ωράρια ανά εποχικότητα και διαχειρίζεται παρουσιάσεις image της επιχείρησης.

❖ 4. Μάρκετινγκ (Marketing Department)

Ρόλος:

• Έρευνα αγοράς
• Προώθηση προϊόντων/υπηρεσιών
• Διαφήμιση, social media, branding
• Τμηματοποίηση αγοράς
• Ανάλυση ανταγωνισμού
• Στρατηγική τιμολόγησης

Στη βιομηχανία:

• Διαφημίσεις προϊόντων, συσκευασία
• Συνεργασία με εμπορικό τμήμα και πωλητές
  Παράδειγμα:
  Σε εργοστάσιο καλλυντικών, το marketing σχεδιάζει νέες συσκευασίες, διαφημίζει σε καταστήματα και social media, μετρά πωλήσεις ανά προϊόν.

Στις υπηρεσίες:

• Προώθηση εμπειρίας, όχι υλικού προϊόντος
• Ψηφιακό marketing, έντονο online branding
  Παράδειγμα:
  Ηλεκτρονικό κατάστημα (e-shop) τρέχει καμπάνιες Google Ads, influencers, loyalty μηχανισμούς και προσφέρει chat-support για μετατροπές πωλήσεων.

❖ 5. Οικονομικό Τμήμα (Finance / Accounting)

Ρόλοι:

• Τήρηση λογιστικών βιβλίων
• Οικονομικός προγραμματισμός – budget
• Έλεγχος κόστους
• Μισθοδοσία / εργοδοτικές εισφορές
• Πληρωμές – εισπράξεις
• Σχέσεις με τράπεζες, επενδυτές, Εφορία

Σε βιομηχανία:

• Υπολογισμός κόστους παραγωγής (πρώτες ύλες, εργασία, ενέργεια)
• Έλεγχος αποθεμάτων και αποθήκης
  Παράδειγμα:
  Σε εργοστάσιο επίπλων, το οικονομικό τμήμα υπολογίζει αν συμφέρει εισαγωγή ξύλου ή εγχώρια αγορά, ποια προϊόντα έχουν υψηλότερο περιθώριο κέρδους.

Σε υπηρεσίες:

• Παρακολούθηση πάγιων εξόδων και εσόδων από υπηρεσίες
• Cash flow (ρευστότητα)
  Παράδειγμα:
  Σε σχολή ξένων γλωσσών, το οικονομικό διαχειρίζεται μηνιαία δίδακτρα, μισθούς καθηγητών και δαπάνες διαφήμισης.

❖ 6. Λειτουργικό Τμήμα / Operations

Το operations είναι η “καρδιά” της επιχείρησης.
Στη βιομηχανία = παραγωγή προϊόντων
Στις υπηρεσίες = παροχή υπηρεσίας

Ρόλοι:

• Οργάνωση ροής εργασιών
• Έλεγχος ποιότητας
• Τήρηση προθεσμιών παραγωγής
• Διαχείριση εξοπλισμού/πρώτων υλών
• Συντήρηση μηχανημάτων

Παράδειγμα βιομηχανίας:
Σε εργοστάσιο εμφιαλωμένων ποτών:

• Το operations παραλαμβάνει νερό & υλικά
• Γίνεται παραγωγή – εμφιάλωση – συσκευασία
• Έλεγχος ποιοτικών δεικτών (ph, καθαρότητα)
• Αποθήκη → Διανομή

Παράδειγμα τριτογενή:
Σε courier/logistics:

• Παραλαβή δεμάτων
• Ταξινόμηση με σαρωτές
• Ροή διανομής με οδηγούς
• Ενημέρωση πελάτη σε πραγματικό χρόνο

❖ 7. Συνεργασία Τμημάτων

Η επιχείρηση λειτουργεί σαν σύνολο, όχι σαν μεμονωμένα τμήματα.

❖ 8. Πρακτική Δημιουργία Οργανωτικής Δομής

Βήματα σχεδιασμού:

1. Καθορισμός αντικειμένου της επιχείρησης
   • Παράγει προϊόν ή υπηρεσία;
   • Σε ποια αγορά στοχεύει;
2. Πόσοι εργαζόμενοι απαιτούνται
   • Μόνιμοι, εποχικοί, βάρδιες, ειδικότητες
3. Δημιουργία τμημάτων
   Συνήθως:
   • Γενική Διεύθυνση
   • Οικονομικό
   • HR
   • Marketing
   • Operations
   • Πωλήσεις / Εξυπηρέτηση πελατών
   • IT (όπου χρειάζεται)
4. Περιγραφή καθηκόντων (job description)
   Για κάθε θέση καταγράφουμε:
   • Ρόλο
   • Προϊστάμενο
   • Ευθύνες
   • Δείκτες απόδοσης (KPIs)
5. Γραμμές επικοινωνίας και αναφοράς
   • Ποιος αναφέρει σε ποιον
   • Τρόποι συντονισμού

❖ Πρακτικό Παράδειγμα Οργανωτικού Διαγράμματος

Εργοστάσιο παραγωγής κουλουριών (δευτερογενής τομέας)

Γενικός Διευθυντής
│
├── Οικονομικός Διευθυντής
│ ├ Λογιστήριο
│ └ Προμηθευτές – πληρωμές
│
├── Διευθυντής Παραγωγής (Operations)
│ ├ Τμήμα ζύμης
│ ├ Τμήμα ψησίματος
│ ├ Ποιοτικός έλεγχος
│ └ Αποθήκη
│
├── HR
│ ├ Προσλήψεις
│ ├ Εκπαίδευση προσωπικού
│ └ Βάρδιες παραγωγής
│
└── Marketing & Πωλήσεις
├ Social media
├ Προωθητικές ενέργειες
└ Συνεργασία με σούπερ μάρκετ

❖ Παράδειγμα Οργανωτικής Δομής Υπηρεσίας (Τριτογενής)

Μεγάλο ξενοδοχείο

Γενικός Διευθυντής
│
├── Διευθυντής Υποδοχής
│ ├ Reception
│ └ Guest relations
│
├── Διευθυντής Δωματίων
│ ├ Καθαριότητα
│ ├ Συντήρηση εγκαταστάσεων
│
├── Διευθυντής F&B
│ ├ Εστιατόριο
│ ├ Bar
│ └ Πρωινό
│
├── Marketing
│ ├ Booking engines (Booking, Expedia)
│ ├ Social media
│ └ Events
│
└── HR & Οικονομικό

❖ 9. Συμπέρασμα

• Τα τμήματα δεν είναι απλώς «γραφεία», αλλά συστήματα συνεργασίας.
• Η καλή οργάνωση μειώνει κόστος, αυξάνει ποιότητα και ενισχύει ικανοποίηση πελατών.
• Η δομή προσαρμόζεται στο μέγεθος και τον κλάδο.