Η εντολή Αποθήκευση χρησιμοποιείται για να αποθηκεύσουμε τις αλλαγές που κάνουμε σε ένα έγγραφο. Αν το έγγραφο έχει ήδη αποθηκευτεί, οι αλλαγές καταχωρίζονται στο ίδιο αρχείο.

Η εντολή Αποθήκευση ως μας επιτρέπει να επιλέξουμε διαφορετικό όνομα, θέση αποθήκευσης ή τύπο αρχείου. Έτσι μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα δεύτερο αρχείο, χωρίς να αντικαταστήσουμε το αρχικό.

Παράδειγμα: Έχουμε δημιουργήσει ένα βιογραφικό με όνομα CV.docx. Με την «Αποθήκευση» ενημερώνουμε το υπάρχον αρχείο. Με την «Αποθήκευση ως» μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα δεύτερο αρχείο με όνομα CV_Updated.docx, διατηρώντας και την προηγούμενη έκδοση.

Για τη δημιουργία ενός σωστά μορφοποιημένου επαγγελματικού εγγράφου θα ακολουθούσα τα παρακάτω βήματα:

1. Θα έγραφα τον τίτλο του εγγράφου και θα του εφάρμοζα το στυλ «Τίτλος» από την καρτέλα Κεντρική.

2. Θα χώριζα το κείμενο σε δύο ενότητες και θα χρησιμοποιούσα το στυλ «Επικεφαλίδα 1» στους τίτλους των ενοτήτων.

3. Θα μορφοποιούσα τις παραγράφους χρησιμοποιώντας κατάλληλη γραμματοσειρά, μέγεθος χαρακτήρων και διάστιχο, ώστε να είναι ευανάγνωστες.

4. Θα επέλεγα Εισαγωγή → Αριθμός σελίδας, ώστε κάθε σελίδα να αριθμείται αυτόματα.

5. Τέλος, θα έλεγχα την εμφάνιση του εγγράφου από την Προεπισκόπηση εκτύπωσης και θα αποθήκευα το αρχείο.

Με αυτόν τον τρόπο το έγγραφο θα είχε οργανωμένη δομή, ομοιόμορφη μορφοποίηση και επαγγελματική εμφάνιση.

Όταν ένας πίνακας ξεπερνά τα περιθώρια της σελίδας, μπορούμε να τον διορθώσουμε με διάφορους τρόπους.

Πρώτος τρόπος: Αυτόματη προσαρμογή. Επιλέγουμε τον πίνακα και στη συνέχεια Εργαλεία πίνακα → Διάταξη → Αυτόματη προσαρμογή → Αυτόματη προσαρμογή στο παράθυρο. Με αυτόν τον τρόπο το πλάτος του πίνακα προσαρμόζεται στον διαθέσιμο χώρο της σελίδας. Η λύση είναι κατάλληλη όταν ο πίνακας δεν έχει πάρα πολλές στήλες.

Δεύτερος τρόπος: Οριζόντιος προσανατολισμός. Επιλέγουμε Διάταξη → Προσανατολισμός → Οριζόντιος. Έτσι η σελίδα αποκτά μεγαλύτερο διαθέσιμο πλάτος. Η λύση αυτή είναι κατάλληλη για πίνακες με πολλές στήλες, όπως έναν πίνακα οικονομικών στοιχείων.

Μπορούμε επίσης να μειώσουμε τα περιθώρια ή να προσαρμόσουμε χειροκίνητα τα πλάτη των στηλών.

Τα «Σχόλια» και η «Παρακολούθηση αλλαγών» είναι δύο λειτουργίες που διευκολύνουν τη συνεργασία σε ένα έγγραφο Word.

Τα Σχόλια χρησιμοποιούνται για να προσθέσουμε παρατηρήσεις ή προτάσεις χωρίς να αλλάξουμε απευθείας το περιεχόμενο. Για παράδειγμα, μπορούμε να επιλέξουμε μια παράγραφο και να προσθέσουμε το σχόλιο «Χρειάζεται περισσότερη τεκμηρίωση». Η σχετική λειτουργία βρίσκεται στην καρτέλα Αναθεώρηση.

Η Παρακολούθηση αλλαγών χρησιμοποιείται για να καταγράφονται οι αλλαγές που πραγματοποιούμε στο κείμενο, όπως προσθήκες, διαγραφές και τροποποιήσεις. Ο αρχικός συντάκτης μπορεί στη συνέχεια να αποδεχθεί ή να απορρίψει αυτές τις αλλαγές.

Η βασική διαφορά είναι ότι τα σχόλια αποτελούν παρατηρήσεις, ενώ η παρακολούθηση αλλαγών καταγράφει πραγματικές επεμβάσεις στο έγγραφο.

Για να δημιουργήσω και να παραδώσω σωστά την εργασία μου στο Microsoft Word, θα ακολουθούσα τα εξής βήματα:

1. Δημιουργία εξωφύλλου: Από την καρτέλα Εισαγωγή → Εξώφυλλο θα επέλεγα ένα πρότυπο και θα συμπλήρωνα τον τίτλο της εργασίας, το ονοματεπώνυμό μου και την ημερομηνία.

2. Οργάνωση περιεχομένου: Θα χώριζα την εργασία σε ενότητες και θα χρησιμοποιούσα τα στυλ «Επικεφαλίδα 1» και «Επικεφαλίδα 2» για τους τίτλους και τους υπότιτλους.

3. Εισαγωγή εικόνας: Από την καρτέλα Εισαγωγή → Εικόνες θα πρόσθετα μια σχετική εικόνα. Στη συνέχεια, από Αναφορές → Εισαγωγή λεζάντας θα προσέθετα μια περιγραφική λεζάντα.

4. Πίνακας περιεχομένων: Θα τοποθετούσα τον δρομέα μετά το εξώφυλλο και θα επέλεγα Αναφορές → Πίνακας περιεχομένων για να δημιουργηθεί αυτόματα.

5. Αποθήκευση σε PDF: Αφού ολοκλήρωνα την εργασία, θα επέλεγα Αρχείο → Αποθήκευση ως και θα αποθήκευα ένα αντίγραφο σε μορφή PDF.

Τελικός έλεγχος: Πριν παραδώσω την εργασία, θα έλεγχα την ορθογραφία, την αρίθμηση των σελίδων, τη σωστή εμφάνιση των εικόνων, την ενημέρωση του πίνακα περιεχομένων και τη διάταξη του τελικού PDF.