Βασικές Έννοιες και Θεμέλια του Επιχειρηματικού Μετασχηματισμού

1. Τι είναι ο μετασχηματισμός (Transformation);

Ο μετασχηματισμός είναι μια ουσιαστική αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί ένας οργανισμός, μια επιχείρηση ή ένα σύστημα. Δεν σημαίνει απλώς ότι αλλάζουμε ένα εργαλείο ή βελτιώνουμε μια μικρή διαδικασία. Σημαίνει ότι επανεξετάζουμε τον τρόπο λειτουργίας μας και δημιουργούμε μια νέα κατάσταση.

Στο επιχειρηματικό περιβάλλον, ο μετασχηματισμός μπορεί να επηρεάζει τη στρατηγική, την οργανωτική δομή, την τεχνολογία, το προσωπικό, την παραγωγή και τη σχέση με τους πελάτες.

Παράδειγμα:

Ένα παραδοσιακό κατάστημα επίπλων πουλά προϊόντα μόνο από τον φυσικό του χώρο. Οι πελάτες πρέπει να επισκέπτονται το κατάστημα, να επιλέγουν προϊόντα και να παραγγέλνουν με τη βοήθεια των πωλητών.

Η επιχείρηση αποφασίζει να δημιουργήσει ένα νέο μοντέλο λειτουργίας, όπου οι πελάτες μπορούν να εξετάζουν προϊόντα διαδικτυακά, να πραγματοποιούν παραγγελίες, να παρακολουθούν την παράδοση και να επικοινωνούν ηλεκτρονικά με την επιχείρηση.

Αυτή η αλλαγή επηρεάζει πολλές λειτουργίες ταυτόχρονα και μπορεί να αποτελεί επιχειρηματικό μετασχηματισμό.

2. Διαφορά αλλαγής, βελτίωσης και μετασχηματισμού

Σημαντικό: Κάθε μετασχηματισμός περιλαμβάνει αλλαγές, αλλά δεν αποτελεί κάθε αλλαγή μετασχηματισμό.

3. Τι είναι ο ψηφιακός μετασχηματισμός (Digital Transformation);

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι η ουσιαστική αξιοποίηση ψηφιακών τεχνολογιών, δεδομένων και νέων τρόπων εργασίας, ώστε μια επιχείρηση να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί και δημιουργεί αξία.

Οι τεχνολογίες μπορεί να περιλαμβάνουν υπολογιστικό νέφος (Cloud Computing), τεχνητή νοημοσύνη (AI), αυτοματισμούς, συστήματα ERP και CRM, ηλεκτρονικό εμπόριο και επιχειρηματική ανάλυση δεδομένων.

Η παρουσίαση της πρώτης εβδομάδας διακρίνει τρία διαδοχικά επίπεδα ψηφιακής ωριμότητας:

Το σημαντικότερο στοιχείο είναι ότι η αγορά τεχνολογίας δεν αρκεί από μόνη της για να επιτύχει ο ψηφιακός μετασχηματισμός. Απαιτούνται κατάλληλες διαδικασίες, εκπαιδευμένοι εργαζόμενοι και αποτελεσματική διοίκηση.

4. Γιατί οι επιχειρήσεις μετασχηματίζονται;

Yπάρχουν δύο βασικές κατηγορίες αιτιών.

Εξωτερικές αιτίες (External Drivers): Η ανάπτυξη νέων τεχνολογιών, ο ανταγωνισμός, οι νέες νομοθετικές απαιτήσεις και οι μεταβαλλόμενες ανάγκες των πελατών.

Εσωτερικές αιτίες (Internal Drivers): Η μειωμένη παραγωγικότητα, τα παλαιά πληροφοριακά συστήματα, η επιθυμία επέκτασης σε νέες αγορές και οι στρατηγικές αποφάσεις της διοίκησης.

Για παράδειγμα, ένα ελαιοτριβείο μπορεί να αντιμετωπίζει αυξημένο ανταγωνισμό και ταυτόχρονα καθυστερήσεις στη διαχείριση παραγγελιών. Ο συνδυασμός εξωτερικής και εσωτερικής πίεσης μπορεί να οδηγήσει στην απόφαση εκσυγχρονισμού.

5. Οι τέσσερις βασικοί τύποι επιχειρηματικού μετασχηματισμού

Οι τύποι αυτοί μπορούν να συνυπάρχουν. Μια επιχείρηση που υιοθετεί ηλεκτρονικό εμπόριο ενδέχεται να χρειάζεται ταυτόχρονα ψηφιακές, λειτουργικές, πολιτισμικές και στρατηγικές αλλαγές.

6. Πώς διοικούμε έναν μετασχηματισμό;

Υπάρχουν τρία σημαντικά μοντέλα διοίκησης αλλαγών.

Το μοντέλο του Lewin

Ένας οργανισμός ενημερώνει πρώτα τους εργαζομένους για τις ανάγκες αλλαγής, στη συνέχεια εφαρμόζει το νέο σύστημα και τέλος το ενσωματώνει στην καθημερινή εργασία.

Το μοντέλο Kotter – 8 βήματα

Το μοντέλο περιγράφει μια ακολουθία ενεργειών: δημιουργία αίσθησης επείγοντος, συγκρότηση ομάδας καθοδήγησης, διαμόρφωση οράματος, επικοινωνία, άρση εμποδίων, επίτευξη γρήγορων αποτελεσμάτων, διατήρηση της δυναμικής και εδραίωση της αλλαγής στην κουλτούρα.

Για παράδειγμα, πριν εφαρμοστεί νέο ERP, η διοίκηση πρέπει να εξηγήσει γιατί το παλαιό σύστημα δεν καλύπτει τις ανάγκες, να επιλέξει υπευθύνους, να οργανώσει εκπαίδευση και να παρουσιάσει τα πρώτα μετρήσιμα αποτελέσματα.

Το μοντέλο McKinsey 7S

Εξετάζει την εσωτερική ευθυγράμμιση επτά στοιχείων:

• Strategy (Στρατηγική), Structure (Δομή), Systems (Συστήματα)

• Shared Values (Κοινές αξίες), Skills (Δεξιότητες), Staff (Προσωπικό), Style (Στυλ διοίκησης)

Η λογική του μοντέλου είναι ότι δεν μπορεί να επιτύχει μια μεγάλη οργανωσιακή αλλαγή εάν μεταβληθεί μόνο η τεχνολογία και παραμείνουν αμετάβλητα όλα τα υπόλοιπα στοιχεία.

7. Ο ανθρώπινος παράγοντας

Η αντίσταση στην αλλαγή αποτελεί φυσιολογική οργανωσιακή αντίδραση. Οι εργαζόμενοι μπορεί να φοβούνται ότι θα χάσουν τον έλεγχο της εργασίας τους, ότι οι νέες τεχνολογίες θα καταστήσουν τις δεξιότητές τους περιττές ή ότι δεν θα μπορέσουν να ανταποκριθούν.

Το μοντέλο ADKAR, διακρίνει πέντε προϋποθέσεις επιτυχούς ατομικής αλλαγής: Awareness (Επίγνωση), Desire (Επιθυμία), Knowledge (Γνώση), Ability (Ικανότητα) και Reinforcement (Ενίσχυση).

Συνεπώς, η εκπαίδευση, η αμφίδρομη επικοινωνία, η συμμετοχή των εργαζομένων και η υποστήριξη από τη διοίκηση είναι καθοριστικές.

8. Πώς μετράμε την επιτυχία του μετασχηματισμού;

Η επιτυχία δεν κρίνεται από την εγκατάσταση ενός συστήματος αλλά από τα αποτελέσματα που παράγει.

Εδώ χρησιμοποιούμε τη λογική του Balanced Scorecard, συνδέοντας τους στρατηγικούς στόχους με χρηματοοικονομικούς, πελατειακούς, λειτουργικούς και ανθρώπινους δείκτες.

Εκπαιδευτικό παράδειγμα με υποθετικές τιμές:

Ένας μετασχηματισμός μπορεί να θεωρείται επιτυχημένος όταν η νέα λειτουργία βελτιώνει ουσιαστικά την απόδοση, ικανοποιεί τους πελάτες και δημιουργεί διατηρήσιμα οφέλη.

Η Διαχείριση Έργων και οι Προσεγγίσεις PMBOK, PRINCE2 και Waterfall

9. Τι είναι ένα έργο (Project);

Ένα έργο είναι μια προσωρινή προσπάθεια που πραγματοποιείται για να δημιουργήσει ένα μοναδικό προϊόν, υπηρεσία ή αποτέλεσμα.

Η λέξη «προσωρινή» δεν σημαίνει ότι το έργο έχει απαραίτητα μικρή διάρκεια. Σημαίνει ότι έχει προσδιορισμένη αρχή και τέλος.

Κάθε έργο συνήθως έχει πέντε βασικά χαρακτηριστικά:

1. Συγκεκριμένο σκοπό και επιθυμητό αποτέλεσμα.

2. Προσδιορισμένη χρονική διάρκεια.

3. Διαθέσιμους πόρους, όπως ανθρώπους, χρήματα και εξοπλισμό.

4. Περιορισμούς και κινδύνους.

5. Ένα ή περισσότερα παραδοτέα (Deliverables).

Παράδειγμα: Μια επιχείρηση αποφασίζει να δημιουργήσει ηλεκτρονικό κατάστημα. Το έργο ξεκινά με την ανάλυση αναγκών και ολοκληρώνεται όταν το κατάστημα είναι λειτουργικό και έχει παραληφθεί από την επιχείρηση.

Η καθημερινή διαχείριση των παραγγελιών μέσα από το ηλεκτρονικό κατάστημα δεν αποτελεί πλέον το ίδιο έργο. Είναι μια επαναλαμβανόμενη επιχειρησιακή λειτουργία (Business as Usual – BAU).

10. Έργο, πρόγραμμα και χαρτοφυλάκιο έργων

Οι τρεις έννοιες έχουν διαφορετική σημασία.

Έτσι, ο μετασχηματισμός μιας επιχείρησης μπορεί να περιλαμβάνει πολλά διαφορετικά έργα: ανάπτυξη e-shop, εγκατάσταση ERP, εκπαίδευση προσωπικού και αναδιοργάνωση αποθήκης.

11. Τι είναι η Διαχείριση Έργων (Project Management);

Η Διαχείριση Έργων είναι η εφαρμογή γνώσεων, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών, ώστε οι δραστηριότητες ενός έργου να υλοποιηθούν αποτελεσματικά και να καλύψουν τις απαιτήσεις του.

Ένας υπεύθυνος έργου (Project Manager) χρειάζεται να γνωρίζει τι πρέπει να γίνει, ποιος θα το κάνει, με ποιους πόρους, πότε θα ολοκληρωθεί και πώς θα ελεγχθεί το αποτέλεσμα.

Για τη διευκόλυνση των εμπλεκόμενων εργαζομένων, εξετάζουμε έξι πρακτικά βήματα:

12. Η σχέση χρόνου, κόστους, εύρους και ποιότητας

Στη Διαχείριση Έργων χρησιμοποιούμε συχνά την έννοια των αλληλεξαρτώμενων περιορισμών (Project Constraints).

Έστω ότι ένα e-shop πρέπει να ολοκληρωθεί σε τρεις μήνες, με προϋπολογισμό 12.000 ευρώ και συγκεκριμένες λειτουργίες.

Αν ο πελάτης ζητήσει επιπλέον δυνατότητες, η ομάδα πρέπει να αξιολογήσει τις επιπτώσεις. Μπορεί να χρειαστεί περισσότερος χρόνος, μεγαλύτερος προϋπολογισμός ή αναπροσαρμογή του εύρους.

Η βασική αρχή είναι ότι οι αλλαγές σε μία παράμετρο μπορούν να επηρεάσουν τις υπόλοιπες.

13. PMBOK – Project Management Body of Knowledge

Το PMBOK είναι ένα σύνολο αναγνωρισμένων γνώσεων και καλών πρακτικών για τη Διαχείριση Έργων, που αναπτύσσεται από το Project Management Institute (PMI).

Δεν είναι μια αυστηρή συνταγή που πρέπει να ακολουθείται απαράλλακτα.

Αντίθετα, προσφέρει αρχές, έννοιες, διαδικασίες και εργαλεία από τα οποία μπορούμε να επιλέξουμε όσα ανταποκρίνονται στις ανάγκες ενός συγκεκριμένου έργου.

Εδώ συζητάμε για την 6η και την 7η έκδοση του PMBOK. Η 6η έκδοση οργανώνει 49 διαδικασίες σε πέντε ομάδες διαδικασιών και δέκα περιοχές γνώσης, ενώ η 7η δίνει μεγαλύτερη έμφαση στις αρχές, στην αξία και στην προσαρμογή στο περιβάλλον του έργου.

Οι πέντε ομάδες διαδικασιών της 6ης έκδοσης

Οι ομάδες αυτές δεν είναι απαραιτήτως πέντε αυστηρά διαδοχικά στάδια. Η παρακολούθηση και ο έλεγχος, για παράδειγμα, πραγματοποιούνται παράλληλα με άλλες εργασίες.

Παράδειγμα: Κατά την εγκατάσταση ενός ERP, το PMBOK μας βοηθά να οργανώσουμε τις απαιτήσεις, τα χρονοδιαγράμματα, τον προϋπολογισμό, την επικοινωνία με τους χρήστες και τη διαχείριση των κινδύνων.

14. PRINCE2 – Projects IN Controlled Environments

Το PRINCE2 είναι μια δομημένη μέθοδος διαχείρισης έργων, με ιδιαίτερη έμφαση στην εταιρική διακυβέρνηση (Governance), στη σαφή κατανομή ευθυνών και στον έλεγχο της προόδου.

Η λογική του βασίζεται στο ότι ένα έργο πρέπει να παραμένει δικαιολογημένο από επιχειρηματική άποψη σε όλη τη διάρκειά του.

Οι επτά αρχές του PRINCE2

1. Continued Business Justification: Το έργο πρέπει συνεχώς να έχει επιχειρηματική σκοπιμότητα.

2. Learn from Experience: Αξιοποιούμε εμπειρίες και μαθήματα προηγούμενων έργων.

3. Defined Roles and Responsibilities: Κάθε συμμετέχων γνωρίζει τις αρμοδιότητές του.

4. Manage by Stages: Διοικούμε το έργο σε ελεγχόμενα στάδια.

5. Manage by Exception: Η ανώτερη διοίκηση παρεμβαίνει όταν παραβιάζονται συμφωνημένα όρια ανοχής.

6. Focus on Products: Εστιάζουμε στα αποτελέσματα που πρέπει να παραδοθούν.

7. Tailor to Suit the Project: Προσαρμόζουμε τη μέθοδο στο έργο.

Τι σημαίνει Management by Exception;

Έστω ότι η διοίκηση έχει εγκρίνει ένα στάδιο έργου με προϋπολογισμό 20.000 ευρώ και ανοχή κόστους +10%.

Ο Project Manager μπορεί να διαχειρίζεται αποκλίσεις μέσα στο εγκεκριμένο όριο. Αν όμως η νέα εκτίμηση φτάσει τις 23.000 ευρώ, ξεπερνά το ανώτατο όριο των 22.000 ευρώ και απαιτείται κλιμάκωση προς το κατάλληλο όργανο διοίκησης.

Με αυτόν τον τρόπο η ανώτερη διοίκηση διατηρεί τον έλεγχο χωρίς να εμπλέκεται σε κάθε καθημερινή απόφαση.

15. Waterfall – Η παραδοσιακή διαδοχική προσέγγιση

Η Waterfall οργανώνει την ανάπτυξη ενός έργου σε διαδοχικές φάσεις. Η ολοκλήρωση μιας φάσης αποτελεί συνήθως προϋπόθεση για την πρόοδο στην επόμενη.

Παράδειγμα: Μια επιχείρηση κατασκευάζει νέα αποθήκη και διαθέτει οριστικοποιημένες προδιαγραφές. Χρειάζεται πρώτα να καταγράψει τις απαιτήσεις, να ολοκληρώσει τις μελέτες, να εκτελέσει την κατασκευή, να πραγματοποιήσει τους ελέγχους και να παραλάβει το έργο.

Σε ένα τέτοιο περιβάλλον η Waterfall μπορεί να προσφέρει σαφή ορόσημα και αποτελεσματικό προγραμματισμό.

Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν οι απαιτήσεις αλλάζουν διαρκώς. Αν μια σημαντική αλλαγή ανακαλυφθεί πολύ αργά, το κόστος ανασχεδιασμού μπορεί να είναι μεγάλο.

16. Σύγκριση PMBOK, PRINCE2 και Waterfall

Μία ιδιαίτερα σημαντική διευκρίνιση για τους εμπλεκόμενους εργαζ΄όμενους είναι ότι οι τρεις έννοιες δεν αποτελούν ακριβώς εναλλακτικές της ίδιας κατηγορίας.

Μπορούμε, για παράδειγμα, να εφαρμόσουμε την PRINCE2 για τη διακυβέρνηση ενός έργου, να αξιοποιήσουμε εργαλεία του PMBOK για τη διαχείριση κινδύνων και να επιλέξουμε Waterfall για την υλοποίηση ενός συγκεκριμένου τεχνικού τμήματος.

Agile, Scrum και Υβριδικές Προσεγγίσεις στη Διαχείριση Έργων

17. Γιατί αναπτύχθηκε η Agile προσέγγιση;

Σε πολλά σύγχρονα επιχειρηματικά έργα, οι απαιτήσεις δεν είναι πλήρως γνωστές από την αρχή.

Ένας πελάτης μπορεί να αλλάξει τις προτιμήσεις του, μια νέα τεχνολογία να προσφέρει διαφορετικές δυνατότητες ή μια ανταγωνιστική επιχείρηση να παρουσιάσει μια σημαντική καινοτομία.

Οι αυστηρά διαδοχικές προσεγγίσεις δυσκολεύονται να ανταποκριθούν αποτελεσματικά όταν οι αλλαγές είναι συχνές.

Η Agile προσέγγιση αναπτύχθηκε με στόχο την προσαρμοστικότητα, τη συνεργασία, τη συχνή παράδοση αξίας και τη συνεχή αξιοποίηση της ανατροφοδότησης (Feedback).

Agile δεν σημαίνει ότι εργαζόμαστε χωρίς πρόγραμμα. Σημαίνει ότι προγραμματίζουμε, παρακολουθούμε τα αποτελέσματα και αναπροσαρμόζουμε τις αποφάσεις όταν προκύπτουν νέα δεδομένα.

18. Οι τέσσερις αξίες του Agile Manifesto

Εδώ παρουσιάζονται οι τέσσερις βασικές αξίες του Agile Manifesto.

Η λέξη «προτεραιότητα» έχει μεγάλη σημασία. Οι Agile ομάδες εξακολουθούν να χρειάζονται εργαλεία, συμβάσεις, τεκμηρίωση και προγραμματισμό.

Απλώς θεωρούν ότι η αποτελεσματική συνεργασία και η δημιουργία πραγματικής αξίας έχουν μεγαλύτερη σημασία από την τυπική τήρηση μιας διαδικασίας.

19. Οι δώδεκα αρχές του Agile

Πώς μπορούν να οργανωθούν οι δώδεκα αρχές σε τέσσερις θεματικές κατηγορίες.

Αξία για τον πελάτη: Συχνή παράδοση χρήσιμων αποτελεσμάτων, αποδοχή μεταβαλλόμενων απαιτήσεων και παραγωγή αξίας σε μικρά χρονικά διαστήματα.

Συνεργασία: Συνεχής επικοινωνία μεταξύ επιχειρηματικών στελεχών και ομάδας ανάπτυξης, υποστήριξη των εργαζομένων και αποτελεσματική άμεση επικοινωνία.

Βιώσιμος ρυθμός εργασίας: Η λειτουργική λύση αποτελεί βασικό μέτρο προόδου και η ομάδα πρέπει να μπορεί να εργάζεται με σταθερό, βιώσιμο ρυθμό.

Συνεχής βελτίωση: Τεχνική ποιότητα, απλότητα, αυτοοργάνωση και τακτική αξιολόγηση του τρόπου εργασίας.

Παράδειγμα: Αν η ομάδα που δημιουργεί ένα ηλεκτρονικό κατάστημα παρουσιάζει κάθε δύο εβδομάδες μια λειτουργική ενότητα, οι χρήστες μπορούν να τη δοκιμάζουν και να προτείνουν βελτιώσεις πριν ολοκληρωθεί το συνολικό έργο.

20. Iterative και Incremental Development

Δύο έννοιες που συχνά συγχέονται είναι η επαναληπτική και η σταδιακή ανάπτυξη.

Για παράδειγμα, η βελτίωση της σελίδας αναζήτησης ενός e-shop μετά από διαδοχικές δοκιμές είναι επαναληπτική ανάπτυξη. Η προσθήκη συστήματος πληρωμών, παρακολούθησης παραγγελιών και προγράμματος πιστότητας σε διαφορετικά στάδια είναι σταδιακή ανάπτυξη.

Η Agile μπορεί να συνδυάζει και τις δύο λογικές.

21. Τι είναι το Scrum;

Το Scrum είναι ένα πλαίσιο εργασίας (Framework) που βοηθά ομάδες να αναπτύσσουν σύνθετα προϊόντα και να δημιουργούν αξία μέσα από μικρούς κύκλους εργασίας.

Βασίζεται σε τρεις θεμελιώδεις έννοιες:

• Transparency – Διαφάνεια: Όλοι γνωρίζουν ποια εργασία πραγματοποιείται και ποια είναι η κατάσταση του έργου.

• Inspection – Επιθεώρηση: Η ομάδα εξετάζει συστηματικά την πρόοδο και τα αποτελέσματα.

• Adaptation – Προσαρμογή: Όταν εντοπίζεται πρόβλημα ή μια νέα ανάγκη, προσαρμόζει τον τρόπο εργασίας της.

22. Οι τρεις λογοδοσίες μέσα σε μια Scrum Team

Η Scrum Team λειτουργεί ως ενιαία ομάδα χωρίς εσωτερική ιεραρχία μεταξύ αυτών των λογοδοσιών.

23. Τι είναι το Sprint;

Το Sprint είναι ένας χρονικά περιορισμένος κύκλος εργασίας, διάρκειας έως ενός μήνα, μέσα στον οποίο η ομάδα επιδιώκει έναν συγκεκριμένο στόχο και δημιουργεί ένα χρήσιμο αποτέλεσμα.

Στην πράξη, πολλές ομάδες χρησιμοποιούν Sprints μιας ή δύο εβδομάδων.

Τα πέντε Scrum Events που παρουσιάζονται είναι: Sprint, Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review και Sprint Retrospective.

Το Sprint Review εξετάζει το αποτέλεσμα και τις επόμενες προτεραιότητες μαζί με τους ενδιαφερομένους, ενώ το Sprint Retrospective εξετάζει πώς μπορεί να βελτιωθεί ο τρόπος εργασίας της ίδιας της ομάδας.

24. Product Backlog, Sprint Backlog και Increment

Το Product Backlog είναι μια ταξινομημένη λίστα με τις εργασίες που μπορεί να απαιτηθούν για τη βελτίωση ενός προϊόντος.

Το Sprint Backlog περιλαμβάνει τον στόχο του Sprint, τις επιλεγμένες εργασίες και το σχέδιο υλοποίησής τους.

Το Increment είναι το συγκεκριμένο αποτέλεσμα της εργασίας, το οποίο πληροί τα συμφωνημένα κριτήρια ολοκλήρωσης (Definition of Done).

Περιλαμβάνονται User Stories, που αποτυπώνουν μια ανάγκη από την πλευρά του χρήστη.

Παράδειγμα User Story:

Ως πελάτης ενός ηλεκτρονικού καταστήματος, θέλω να μπορώ να παρακολουθώ την παραγγελία μου, ώστε να γνωρίζω πότε θα παραδοθεί.

Ενδεικτικά κριτήρια αποδοχής είναι να εμφανίζεται η κατάσταση της παραγγελίας, να ενημερώνεται σωστά ο χρόνος παράδοσης και να λειτουργεί η δυνατότητα σε κινητό τηλέφωνο.

25. MoSCoW – Ιεράρχηση απαιτήσεων

Η τεχνική MoSCoW βοηθά μια ομάδα να προσδιορίσει ποιες λειτουργίες είναι απαραίτητες και ποιες μπορούν να περιμένουν.

26. Planning Poker – Εκτίμηση της προσπάθειας

Το Planning Poker είναι τεχνική συνεργατικής εκτίμησης, κατά την οποία τα μέλη της ομάδας αξιολογούν σχετικά το μέγεθος ή τη δυσκολία μιας εργασίας.

Συχνά χρησιμοποιούνται αριθμοί της ακολουθίας Fibonacci, όπως 1, 2, 3, 5, 8 και 13.

Οι μονάδες ονομάζονται Story Points και δεν ισοδυναμούν απαραίτητα με ώρες ή ημέρες. Περιλαμβάνουν εκτιμήσεις για προσπάθεια, πολυπλοκότητα και αβεβαιότητα.

Για παράδειγμα, η αλλαγή του χρώματος ενός κουμπιού μπορεί να εκτιμηθεί σε 1 Story Point, ενώ η διασύνδεση με ένα νέο σύστημα πληρωμών σε 8 Story Points.

Το όφελος δεν βρίσκεται μόνο στον αριθμό. Η συζήτηση μεταξύ των μελών αποκαλύπτει διαφορετικές αντιλήψεις και κρυφές δυσκολίες.

27. Τι είναι η υβριδική προσέγγιση (Hybrid Project Management);

Η υβριδική προσέγγιση συνδυάζει στοιχεία παραδοσιακής και Agile διαχείρισης έργων.

Ένα έργο μπορεί να έχει αυστηρούς ελέγχους προϋπολογισμού και εγκρίσεων, αλλά ταυτόχρονα να αναπτύσσει τις ψηφιακές λειτουργίες του σε επαναλαμβανόμενα Sprints.

Για παράδειγμα, σε ένα τραπεζικό έργο η συμμόρφωση με τις κανονιστικές απαιτήσεις μπορεί να ελέγχεται μέσω επίσημων διαδικασιών, ενώ η ανάπτυξη της εφαρμογής πραγματοποιείται με Scrum.

Μελέτη περίπτωσης :  Τραπεζικός μετασχηματισμός όπου η διαχείριση κινδύνου ενσωματώθηκε στη ροή των Sprints. Τα παρουσιαζόμενα αποτελέσματα περιλαμβάνουν μείωση του χρόνου αντιμετώπισης κινδύνων από 30 σε 10 ημέρες. Πρόκειται για αποτελέσματα της συγκεκριμένης περίπτωσης και όχι για γενική εγγύηση απόδοσης του Agile.

28. Case Study: Ψηφιακός μετασχηματισμός μικρομεσαίας επιχείρησης

Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση εμπορίας τροφίμων διαθέτει αποθήκη, φυσικό κατάστημα και δίκτυο χονδρικών πελατών.

Η επιχείρηση επιθυμεί να επεκτείνει τις ηλεκτρονικές πωλήσεις και να αποκτήσει ολοκληρωμένη εικόνα αποθεμάτων και παραγγελιών.

Βήμα 1 – Αναγνωρίζουμε το πρόβλημα

Οι παραγγελίες καταχωρίζονται χειροκίνητα, τα αποθέματα ενημερώνονται με καθυστέρηση και η διοίκηση δεν διαθέτει άμεση πληροφόρηση για τις πωλήσεις.

Βήμα 2 – Καθορίζουμε τον επιχειρηματικό στόχο

Ο στόχος είναι η δημιουργία μιας επιχείρησης με συνδεδεμένα συστήματα πωλήσεων, αποθήκης και εξυπηρέτησης πελατών.

Δεν επιδιώκουμε απλώς την αγορά λογισμικού. Επιδιώκουμε να βελτιώσουμε τη συνολική λειτουργία.

Βήμα 3 – Διαχωρίζουμε τον μετασχηματισμό σε έργα

Βήμα 4 – Εξετάζουμε τους κινδύνους

Η επιχείρηση πρέπει να αξιολογήσει πιθανά προβλήματα: καθυστερήσεις, υπέρβαση προϋπολογισμού, λανθασμένη μεταφορά δεδομένων, κυβερνοασφάλεια και δυσκολία προσαρμογής των εργαζομένων.

Βήμα 5 – Ορίζουμε μετρήσιμους στόχους

Ενδεικτικά, η διοίκηση αποφασίζει ότι μέσα σε έξι μήνες από την εφαρμογή θα επιδιώξει μείωση του χρόνου επεξεργασίας παραγγελιών κατά 50%, μείωση λαθών κατά 60% και ποσοστό υιοθέτησης του νέου συστήματος από το προσωπικό άνω του 90%.

Βήμα 6 – Επιλέγουμε τις κατάλληλες μεθόδους

Η επιλογή δεν βασίζεται στο ποια μέθοδος είναι πιο δημοφιλής. Βασίζεται στη φύση του έργου.

Για σταθερές, σαφείς απαιτήσεις μπορεί να επιλεγεί Waterfall. Για σύνθετες και μεταβαλλόμενες απαιτήσεις μπορεί να επιλεγεί Scrum. Για σαφή εταιρική διακυβέρνηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί PRINCE2, ενώ το PMBOK μπορεί να προσφέρει κατάλληλες πρακτικές διαχείρισης.

Βήμα 7 – Αξιολογούμε το αποτέλεσμα

Μετά την ολοκλήρωση, συγκρίνουμε τις πραγματικές επιδόσεις με τους αρχικούς στόχους.

Αν το ERP έχει εγκατασταθεί αλλά οι εργαζόμενοι συνεχίζουν να εργάζονται με ανεπίσημα αρχεία Excel, η επιχείρηση δεν έχει επιτύχει πλήρως τον μετασχηματισμό.

Το ουσιαστικό αποτέλεσμα είναι η αλλαγή του τρόπου λειτουργίας και η πραγματική επιχειρηματική αξία, όχι απλώς η τεχνική παράδοση ενός έργου.

ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΤΑΝΟΗΣΗΣ

29. Δέκα ερωτήσεις με ενδεικτικές απαντήσεις

30. Εκπαιδευτική άσκηση εφαρμογής

Σενάριο: Μια μικρή ξενοδοχειακή επιχείρηση θέλει να αντικαταστήσει τη χειροκίνητη διαχείριση κρατήσεων με ψηφιακό σύστημα, να ενσωματώσει ηλεκτρονικές πληρωμές και να προσφέρει προσωποποιημένη εξυπηρέτηση.

Οι εμπλεκόμενοι εργαζόμενοι καλούνται να προτείνουν:

1. Ποιες δραστηριότητες αποτελούν έργα και ποιες καθημερινές λειτουργίες;

2. Ποια στοιχεία της αλλαγής αποτελούν ψηφιακό μετασχηματισμό;

3. Ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να υλοποιηθούν με Waterfall και ποιες με Scrum;

4. Ποιοι εργαζόμενοι και ενδιαφερόμενοι επηρεάζονται;

5. Ποιους πέντε KPIs θα χρησιμοποιούσαν για την αξιολόγηση της επιτυχίας;

Η εργασία μπορεί να πραγματοποιηθεί σε ομάδες, με σύντομη παρουσίαση και αιτιολόγηση των επιλογών τους.

Ερωτήματα

Το βασικό συμπέρασμα για τους εμπλεκόμενους είναι ότι ο επιχειρηματικός μετασχηματισμός αποτελεί τον στρατηγικό στόχο, τα έργα αποτελούν οργανωμένα μέσα υλοποίησης και οι μεθοδολογίες Διαχείρισης Έργων μάς βοηθούν να διαχειριστούμε τον χρόνο, τους πόρους, τους κινδύνους και τα αποτελέσματα.

Για ουσιαστική κατανόηση, οι εμπλεκόμενοι πρέπει να μπορούν όχι μόνο να αναγνωρίζουν τις μεθοδολογίες, αλλά και να τεκμηριώνουν γιατί επιλέγουν μια συγκεκριμένη προσέγγιση σε ένα πραγματικό επιχειρηματικό πρόβλημα.