Το να μεταφέρετε σωστά τις πληροφορίες μέσω e-mail έχει μεγάλη σημασία. Είναι μια άμεση ενέργεια και μη αναστρέψιμη.

Σ’ ένα ηλεκτρονικό μήνυμα (e-mail) δεν υπάρχει τόνος φωνής, εκφράσεις προσώπου, κινήσεις, στάσεις σώματος και χειρονομίες που να το χρωματίζουν.

Γι’ αυτόν το λόγο πρέπει να δίνετε σημασία σε κάποιες άλλες λεπτομέρειες. Γιατί μετράνε και δείχνουν το προφίλ σας.

Ποιες είναι όμως αυτές οι άλλες λεπτομέρειες;

Διαμόρφωση (Format)

Χρησιμοποιήστε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα διαμόρφωσης ή επεξεργασίας (π.χ. γραμματοσειρά Arial, μέγεθος 12, χρώμα γραμματοσειράς μαύρο). Βεβαιωθείτε ότι ο τρόπος που γράφετε ταιριάζει με το ύφος που χρησιμοποιείτε στη σύνταξη επιστολών ή fax.

Δακτυλογράφηση / τυπογραφικά στοιχεία

Οι περισσότερες εταιρείες έχουν επιβάλλει ένα συγκεκριμένο τρόπο σύνταξης και ύφους. Άλλες πάλι δεν έχουν κάποιο πρότυπο. Εφόσον έχετε το δικαίωμα της επιλογής, μπορείτε να επιλέξετε από τα πρότυπα επιστολών αλληλογραφίας που υπάρχουν στο Internet ή στο Outlook (πρόγραμμα διαχείρισης αλληλογραφίας). Στην οθόνη εμφανίζονται τα πλαίσια, τα μεγέθη, οι τύποι γραφής και οι διαστάσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Το θέμα

Να αναφέρετε εκτός από το θέμα και το όνομα αυτού που συντάσσει το e-mail, κάποιο νούμερο ή τον τίτλο εργασίας. Έτσι ο παραλήπτης κερδίζει χρόνο διαβάζοντας περί τίνος πρόκειται το μήνυμα.

Χαιρετισμός

Όταν επικοινωνείτε με τον παραλήπτη απευθύνεστε στον άλλο με το μικρό του όνομα;

Μήπως πρέπει να γράψετε σε πιο επίσημο ύφος εφόσον δεν έχετε επικοινωνήσει ξανά μαζί του/της;

Γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη ή μήπως πρόκειται για κάποιον απρόσωπο χαιρετισμό;

Στίξη/Ορθογραφία

Προσέξτε, γιατί μπορεί να υπάρχει σύγχυση, αν λείπει κάποιο κόμμα ή κάποιος τόνος ή κάποια τελεία.

Μπορεί να γράφετε πιο γρήγορα αν δεν χρησιμοποιείτε τα σημεία στίξης, δεν κάνετε ορθογραφικό έλεγχο ή πληκτρολογείτε μόνο κεφαλαία γράμματα.

Αν όμως ο αναγνώστης παραξενευτεί ή στραβώσει γιατί δεν του αρέσει η αισθητική του μηνύματος σας, μάλλον δεν θα σας απαντήσει και δεν θα σας δώσει τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Και σίγουρα δεν θα κάνει δουλειά μαζί σας.

Μέγεθος προτάσεων

Οι μικρές προτάσεις και το μέγεθος των περιόδων βοηθούν στην ευκολότερη ανάγνωση του κειμένου στην οθόνη. Μην χρησιμοποιείτε περίπλοκες προτάσεις ή δύσκολη σύνταξη.

Προσπαθήστε να είστε συνοπτικοί και καλαίσθητοι στο λόγο σας.

Παράγραφοι

Υπάρχουν επιλογές από τη λίστα διαμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένων των παραγράφων, στηλών και αριθμήσεων. Η παραγραφοποίηση πρέπει να χρησιμοποιείται όπου γίνεται αλλαγή θέματος, ώστε ο αναγνώστης να γνωρίζει ότι εισάγεται σε καινούργιο αντικείμενο.

Συνοχή

Αν στο e-mail περιέχονται κατάλογοι/λίστες, τότε να είστε προσεκτικοί. Υπάρχει σύγχυση αν η αρίθμηση αλλάζει ή δεν έχει συνοχή. Αν έχετε πολλά θέματα, χρησιμοποιήστε το σύστημα 1, 2, 3 ή α), β), γ) ή i, ii, iii ή οτιδήποτε άλλο προτιμάτε.

Κλείσιμο

Αν συντάσσετε ένα μήνυμα σε ανεπίσημο ύφος, δεν χρειάζεται να υπογράφετε από κάτω “Με σεβασμό” ή “Ειλικρινά δικός σας”.

Μπορείτε ίσως να χρησιμοποιήσετε έναν ανεπίσημο χαιρετισμό όπως

“Φιλικά”,

“Θερμές ευχές”,

“Σας ευχαριστώ πολύ”,

“Τις εγκάρδιες ευχές μου”

Η υπογραφή σας

Στα e-mails μπορείτε να ρυθμίσετε να μπαίνει η υπογραφή σας αυτόματα στο τέλος του μηνύματος. Περιλαμβάνονται το όνομά σας και η ιδιότητά σας καθώς επίσης και τα στοιχεία της εταιρείας που εκπροσωπείτε (όπως επωνυμία ή διακριτικός τίτλος εταιρείας, ταχυδρομική διεύθυνση, τηλέφωνα, ηλεκτρονική διεύθυνση, όνομα ιστοσελίδας, κοινωνικά δίκτυα).

Συνημμένα αρχεία

Τα συνημμένα αρχεία πρέπει να είναι σαφή και να αναφέρονται στο κείμενο.

Αν έχουν κάποια συγκεκριμένη μορφή όπως π.χ. ZIP, καλό είναι να γνωρίζετε από πριν αν ο παραλήπτης έχει το κατάλληλο λογισμικό ώστε να αναγνώσει τέτοιου τύπου αρχεία.

FB Tags :

#softexperia #email_softexperia

Δείτε επίσης :